Conectar un archivo personal desconectado

Conectar un archivo personal desconectado

Los archivos personales se desconectan cuando se deshabilitan. Al deshabilitarlo, el archivo personal queda en la base de datos de buzones durante un periodo de tiempo especificado. Durante ese tiempo, el archivo personal permanece en estado de desconexión. De forma predeterminada, Exchange retiene los archivos personales desconectados durante 30 días. Durante ese tiempo, puede recuperar el archivo personal asociándolo con un buzón existente. Para obtener más información, consulte Configurar la retención de archivos personales deshabilitados y buzones eliminados.

Ee633490.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Si deshabilita un archivo personal de un buzón de usuario y, después, habilita otro archivo personal para el mismo buzón, el buzón se quedará con el nuevo archivo personal.

¿Está buscando otras tareas de administración relacionadas con los archivos personales? Consulte Administración de archivos personales.

 Usar la EMC para conectar un archivo personal desconectado

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada de “Archivos personales” en el tema Permisos de buzones.

  1. En el árbol de la consola, vaya a Configuración de destinatarios > Buzón desconectado.
    Ee633490.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
    Si el archivo personal que desea conectar al buzón no se muestra en el panel de resultado, reinicie el servidor Almacén de información de Microsoft Exchangey, a continuación, ejecute el cmdlet Clean-MailboxDatabase en la base de datos de buzones que contiene el archivo personal.
  2. En el panel de resultados, seleccione el archivo personal que desee conectar a un buzón principal.
  3. En el panel de acciones, haga clic en Conectar al buzón principal.
  4. Aparece una advertencia que confirma que desea conectar el archivo personal a un usuario específico. Se trata del usuario al que pertenece el archivo. Haga clic en .
 Usar el Shell para conectar un archivo personal desconectado

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada de “Archivos personales” en el tema Permisos de buzones.

  1. Si no conoce el nombre del archivo personal, puede verlo en el Shell mediante la ejecución del comando siguiente. En este ejemplo se buscan todos los archivos personales desconectados en la base de datos de buzones DB01 y se muestra información adicional acerca de los archivos personales, como el GUID y el recuento de elementos.
    Get-MailboxDatabase "DB01" | Get-MailboxStatistics | Where {($_.DisconnectDate -ne $null) -and ($_.IsArchiveMailbox -eq $true)} Format-List
  2. Conectar los archivos personales al buzón principal. En este ejemplo se conecta el archivo principal de Chris Ashton y se usa el GUID como el identificativo del archivo personal.
    Connect-Mailbox -Identity "8734c04e-981e-4ccf-a547-1c1ac7ebf3e2" -Archive -User "Chris Ashton" -Database "DB01"
  3. Aparece una advertencia que notifica que deberá esperar a que la replicación de Active Directory se complete antes de que el usuario pueda acceder al archivo personal.

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte los siguientes temas:

Deshabilitar un archivo personal para un buzón

Deshabilitar un archivo personal para un buzón

Es posible que sea necesario deshabilitar un archivo personal del usuario a los fines de la solución de problemas o si desea mover el buzón a una versión de Exchange que no admite archivos personales.

Si deshabilita el archivo personal, toda la información que se encuentra en el archivo se conservará en la base de datos de buzones de correo hasta que transcurra el tiempo predeterminado y el archivo se elimine de forma permanente. (De forma predeterminada, Exchange conserva todos los mensajes durante 30 días). Si desea reconectar el archivo personal a ese buzón, puede usar el cmdlet Connect-Mailbox con el parámetro Archive. Para obtener más información, consulte Conectar un archivo personal desconectado.

¿Está buscando otras tareas de administración relacionadas con los archivos personales? Consulte Administración de archivos personales.

 Usar la EMC para deshabilitar un archivo personal

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el contenido “Archivos personales” en el tema Permisos de buzones.

  1. En el árbol de consola, vaya a Configuración de destinatarios > Buzón de correo.
  2. En el panel de resultados, seleccione el buzón de correo en que desee deshabilitar el archivo personal.
    Dd979794.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
    Puede crear un filtro para buscar todos los archivos personales de la organización. En el panel de resultados, haga clic en Agregar filtro. En los cuadros de lista del filtro, especifique los valores siguientes: Tiene archivo > equivale a > . Haga clic en Aplicar filtro.
  3. En el panel de acciones, haga clic en Deshabilitar archivo.
  4. Aparece un cuadro de advertencia que confirma que desea deshabilitar el archivo. Haga clic en .
 Usar el Shell para deshabilitar un archivo personal

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el contenido “Archivos personales” en el tema Permisos de buzones.

Al deshabilitar el archivo personal, se quita el archivo del buzón y se lo marca en la base de datos de buzones de correo para eliminarlo. En este ejemplo, se deshabilita el archivo para el buzón de María González. No deshabilita el buzón.

Disable-Mailbox -Identity "Chris Ashton" -Archive

Aparece una advertencia que confirma que desea deshabilitar el archivo. Escriba Y para continuar.

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte Disable-Mailbox.

Configurar cuotas de archivos personales para un buzón

Configurar cuotas de archivos personales para un buzón

Como los archivos personales se crean, de forma predeterminada, con una cuota de almacenamiento ilimitada, deberá usar la página de propiedades del buzón para configurar las cuotas de almacenamiento de los archivos personales. A continuación se muestra una lista de cuotas que puede configurar y una descripción de cada una de ellas.

  • Cuota de advertencia de archivo   Cuando un archivo personal supera la cuota de advertencia de archivo especificada, se registra un evento para el administrador de Exchange y se envía un mensaje de advertencia al buzón del usuario.
  • Cuota de archivo   Cuando un archivo personal supera la cuota de archivo especificada, los mensajes ya no se mueven al archivo y se envía un mensaje de advertencia al buzón del usuario.

En la EMC, puede configurar solo la cuota de advertencia de archivo. En el Shell, puede configurar la cuota de archivo y la cuota de advertencia de archivo.

¿Está buscando otras tareas de administración relacionadas con los archivos personales? Consulte Administración de archivos personales.

 Usar la EMC para configurar la cuota de advertencia de archivo para un buzón

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Sección “Permisos de aprovisionamiento de destinatarios” en el tema Permisos de buzones.

  1. En el árbol de la consola, vaya a Configuración de destinatarios > Buzón.
  2. En el panel de resultados, seleccione el buzón usuario que desee configurar.
  3. En el panel de acciones, haga clic en Propiedades.
  4. En >Nombre de buzón> Propiedades, haga clic en la ficha Configuración del buzón.
  5. Seleccione Cuota de archivo y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  6. Active la casilla Emitir advertencia al llegar a (MB) y use la casilla correspondiente para escribir el tamaño del archivo personal en megabytes (MB); cuando se alcance dicha cifra, se enviará la advertencia al usuario.
  7. Haga clic en Aceptar.
 Usar el Shell para configurar la cuota de archivo y la cuota de advertencia de archivo para un buzón

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Sección “Permisos de aprovisionamiento de destinatarios” en el tema Permisos de buzones.

Ee633489.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
No puede usar la EMC para configurar la cuota de archivo de un buzón.

En este ejemplo se establece la cuota de archivo del buzón de Chris Ashton en 1 gigabyte (GB) y, una vez alcanzado dicho límite, el usuario recibirá un mensaje de advertencia que le informa de que el archivo personal está lleno y ya no se podrán mover más elementos al mismo. En este ejemplo también se establece una cuota de advertencia de archivo de 950 MB, lo que significa que cuando se alcance esa cifra el usuario recibirá un mensaje de advertencia que le informará de que el archivo personal está prácticamente lleno.

Set-Mailbox -Identity "Chris Ashton" -ArchiveQuota 1GB -ArchiveWarningQuota 950MB

Para obtener información más detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte Set-Mailbox.

Habilitar un archivo personal para un buzón existente

Habilitar un archivo personal para un buzón existente

Al habilitar un archivo personal para un buzón, puede recuperar el control de los datos de mensajería de la organización mediante la eliminación de la necesidad de archivos .pst. Además, el archivo personal permite que los usuarios almacenen mensajes en un buzón de archivo, al que luego pueden obtener acceso los usuarios de Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App.

Al habilitar un archivo personal para un buzón, el archivo y el buzón deben residir en el mismo servidor. Para obtener más información acerca del movimiento de buzones, consulte Descripción de solicitudes de movimiento.

¿Está buscando otras tareas de administración relacionadas con los archivos personales? Consulte Administración de archivos personales.

 Requisitos previos
  • Se recomienda que los usuarios de buzones muevan a sus bandejas de entrada todos los datos actuales de archivo almacenados en sus archivos .pst para que no pierdan ningún mensaje. De forma alternativa, los administradores pueden mover los datos de buzones mediante el cmdlet de Import-Mailbox. Para obtener más información, consulte Descripción de la importación y exportación de datos de buzones.
  • Los archivos en línea son una característica premium y requieren una licencia de acceso de cliente de Exchange Enterprise a fin de habilitar un archivo para un buzón.
 Usar la EMC para habilitar un archivo personal para un buzón existente

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el título “Permisos de aprovisionamiento de destinatarios” en el tema Permisos de buzones.

Las propiedades específicas de un buzón de usuario se controlan mediante el cmdlet Set-Mailbox. En la EMC, puede definir propiedades adicionales y los permisos pueden variar según la función que se esté configurando. Puede editar todas las configuraciones disponibles en el cuadro de diálogo Propiedades del <Buzón de usuario> mediante los permisos enumerados para este procedimiento.

  1. En el árbol de consola, vaya a Configuración de destinatarios > Buzón de correo.
  2. En el panel de resultados, seleccione el usuario para el cual desee habilitar un archivo.
  3. En el panel de acciones, haga clic en Habilitar archivo.
  4. Aparecerá una advertencia que confirma que desea habilitar el archivo personal. Haga clic en .
 Usar el Shell para habilitar un archivo personal para un buzón existente

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el título “Permisos de aprovisionamiento de destinatarios” en el tema Permisos de buzones.

En este ejemplo, se habilita el archivo personal para el buzón de Antonio Bermejo.

Set-Mailbox "Tony Smith" -Archive

En este ejemplo, se habilita el archivo personal para todos los buzones de la base de datos de buzones de correo DB01.

Get-Mailbox -Database DB01 | Set-Mailbox -Archive

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte Set-Mailbox y Get-Mailbox.

Habilitar un archivo personal para un nuevo buzón

Habilitar un archivo personal para un nuevo buzón

Habilitar el archivo personal para un buzón permite recuperar el control de los datos de mensajería de la organización al eliminar la necesidad de archivos .pst. Asimismo, el archivo personal permite que los usuarios almacenen mensajes en un buzón de archivo, al que luego se puede tener acceso con Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Outlook Web App.

Cuando se crea un archivo personal para un buzón nuevo, el archivo y el buzón deben residir en el mismo servidor. Para obtener más información acerca del movimiento de buzones, consulte Descripción de solicitudes de movimiento.

¿Está buscando otras tareas de administración relacionadas con los archivos personales? Consulte Administración de archivos personales.

 Usar la EMC para habilitar un archivo personal para un buzón nuevo

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Usuarios de buzón” en el tema Permisos de buzones.

  1. En el árbol de la consola, haga clic en Configuración de destinatarios.
  2. En el panel de acciones, haga clic en Buzón nuevo.
  3. En la página Introducción, seleccione una de las opciones siguientes:
    • Buzón de usuario   Haga clic en este botón para crear un buzón que sea propiedad de un usuario, y para enviar y recibir mensajes de correo electrónico.
      La cuenta de Active Directory que está asociada a los buzones de usuario debe residir en el mismo bosque que el servidor de Exchange. Para usar una cuenta en un bosque de confianza, seleccione Buzón vinculado.
    • Buzón vinculado   Haga clic en este botón para crear un buzón de usuario al que un usuario tiene acceso en un bosque de confianza independiente. Todavía debe crear una cuenta de usuario en el bosque en que reside Exchange Server. Esto es necesario para crear el objeto de Active Directory necesario para almacenar la información de buzón.
      Es posible que los buzones vinculados sean necesarios para organizaciones que eligen implementar Exchange en un bosque de recursos. El caso del bosque de recursos permite a una organización centralizar Exchange en un único bosque, a la vez que permite tener acceso a la organización de Exchange con cuentas de usuario en uno o más bosques de confianza.
  4. En la página Tipo de usuario, haga clic en Nuevo usuario.
  5. En la página Información del usuario, complete los campos siguientes:
    • Especifique la unidad organizativa en lugar de usar una predeterminada   Seleccione esta casilla para seleccionar una unidad organizativa (OU) en lugar de usar la predeterminada (que es el ámbito de destinatario). Si el ámbito de destinatario definido corresponde al bosque, el valor predeterminado será el contenedor Usuarios del dominio de Active Directory que contiene el equipo en el que se ejecuta la Consola de administración de Exchange. Si el ámbito de destinatario se ha establecido como un dominio específico, el contenedor Usuarios del dominio se seleccionará de forma predeterminada. Si el ámbito de destinatario se establece en una unidad organizativa específica, dicha OU se selecciona de forma predeterminada. Para seleccionar otra OU, haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar unidad organizativa. En este cuadro de diálogo se muestran todas las OU del bosque dentro del ámbito especificado. Seleccione la OU deseada y haga clic en Aceptar. Para obtener más información acerca de los ámbitos de destinatarios, consulte Descripción del ámbito de destinatario.
    • Nombre   Use este cuadro para escribir el nombre del usuario. Este campo es opcional.
    • Iniciales   Use este cuadro para escribir las iniciales del usuario. Este campo es opcional.
    • Apellido   Use este cuadro para escribir el apellido del usuario. Este campo es opcional.
    • Nombre   Use este cuadro para escribir un nombre para el usuario. Se trata del nombre mencionado en Active Directory. Este cuadro se rellena de forma predeterminada con los nombres que escribe en los cuadros Nombre, Iniciales y Apellido. Si no utilizó dichos cuadros, aún así debe escribir un nombre en este campo. El nombre no puede superar los 64 caracteres.
    • Nombre de inicio de sesión de usuario (nombre principal de usuario)   Use este cuadro para escribir el nombre que el usuario usará para iniciar sesión en el buzón. El nombre de inicio de sesión de usuario consta de un nombre de usuario y de un sufijo. Por lo general, el sufijo es el nombre de dominio en el que reside la cuenta de usuario.
    • Nombre de inicio de sesión del usuario (antes de Windows 2000)   Use este cuadro para escribir el nombre de usuario que sea compatible con las versiones heredadas de Microsoft Windows (anteriores al lanzamiento de Windows 2000 Server). Este campo se rellena automáticamente según el campo Nombre de inicio de sesión de usuario (nombre principal de usuario). Este campo es necesario.
    • Contraseña   Use este cuadro para escribir la contraseña que el usuario debe usar para iniciar sesión en el buzón.
      Dd979791.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
      Asegúrese de que la contraseña que proporciona cumple los requisitos de longitud, complejidad e historial de la contraseña del dominio en el que va a crear la cuenta de usuario.
    • Confirmar contraseña   Use este cuadro para confirmar la contraseña que escribió en el cuadro Contraseña.
    • El usuario debe cambiar la contraseña en el próximo inicio de sesión   Active esta casilla si desea que el usuario restablezca la contraseña cuando inicie sesión por primera vez en el buzón.
      Si activa esta casilla de verificación, la primera vez que el nuevo usuario inicie una sesión se le pedirá que cambie la contraseña mediante un cuadro de diálogo. El usuario no podrá realizar ninguna tarea hasta que haya modificado la contraseña correctamente.
  6. En la página Configuración del buzón, complete los campos siguientes:
    • Alias   Use esta casilla para escribir un alias para el buzón. El alias no puede superar los 64 caracteres y debe ser único en el bosque.
    • Especifique la base de datos del buzones en lugar de usar una base de datos seleccionada automáticamente   Seleccione esta casilla para especificar una base de datos de buzón de Exchange 2010 en lugar de permitir que Exchange seleccione una base de datos por usted. Haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar base de datos de buzones. En este cuadro de diálogo se enumeran todas las bases de datos de buzones de Exchange 2010 en la organización de Exchange. De manera predeterminada, las bases de datos de buzones se ordenan por el nombre. También puede hacer clic en el título de la columna correspondiente para ordenar las bases de datos por nombre de la base de datos o por nombre de servidor. Seleccione la base de datos de buzones que desee usar y, luego, haga clic en Aceptar. Este campo es opcional.
    • Directiva de buzón de carpetas administradas   Deje esta casilla desactivada. Las carpetas administradas no son compatibles con los archivos personales. Los archivos personales usan directivas de retención. Para obtener más información, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.
    • Directiva de buzón de Exchange ActiveSync   Seleccione esta casilla para especificar una directiva de buzón de Exchange ActiveSync para el buzón. Exchange ActiveSync permite el acceso al buzón de Exchange desde un dispositivo móvil. Para obtener más información, consulte Descripción de las directivas de buzón de Ex ActiveSync.
      Haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar directiva de buzón de ActiveSync. Use este cuadro de diálogo para seleccionar la directiva que desea asociar a este buzón. Este campo es opcional.
  7. En la página Configuración de archivo, seleccione la casilla Crear un buzón de archivo para esta cuenta. Los elementos del buzón se moverán automáticamente desde el buzón del usuario primario hasta el buzón de archivo, según las configuraciones de directivas de retención predeterminadas o las que usted defina. Para obtener más información, consulte Descripción de archivos de datos antiguos personales.
  8. En la página Buzón nuevo, revise las opciones de configuración. Para realizar cualquier cambio en la configuración, haga clic en Atrás. Para crear el buzón nuevo, haga clic en Nuevo.
  9. En la página Finalización, revise lo siguiente y haga clic en Finalizar para cerrar el asistente:
    • El estado Finalizado indica que el asistente finalizó la tarea correctamente.
    • El estado Error indica que la tarea no se pudo completar. Si la tarea da como resultado un error, revise el resumen para buscar una explicación y, a continuación, haga clic en Atrás para realizar los cambios de configuración necesarios.
    Dd979791.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
       Si seleccionó la casilla Directiva de buzón de la carpeta administrada en la página Configuración del buzón, obtendrá un error porque los buzones de archivo y las carpetas administradas son incompatibles. Los buzones de archivo usan directivas de retención. Para obtener más información, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.
 Usar el Shell para crear un buzón nuevo para un usuario con archivo personal habilitado

 

En este ejemplo, se crea el usuario María González en Active Directory y se crea el buzón en la base de datos de buzones DB01 con archivo habilitado. Se debe restablecer la contraseña en el siguiente inicio de sesión. Para establecer el valor inicial de la contraseña, en este ejemplo, se crea una variable ($password), se le solicita que escriba una contraseña y se asigna dicha contraseña a la variable como un objeto SecureString

$password = Read-Host "Enter password" -AsSecureString
New-Mailbox -UserPrincipalName chris@contoso.com -Alias chris -Archive -Database "DB01" -Name ChrisAshton -OrganizationalUnit Users -Password $password -FirstName Chris -LastName Ashton -DisplayName "Chris Ashton" -ResetPasswordOnNextLogon $True

Poner un buzón en retención legal

Poner un buzón en retención legal

Una espera de litigio preserva los elementos del buzón de correo eliminados y registra los cambios realizados a los elementos del buzón. Los elementos eliminados y modificados se devuelven en una búsqueda de detección.

 Use a EMC para colocar un buzón de correo en la espera de litigio

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Espera de litigación” en el tema Permisos de directiva de mensajería y conformidad.

  1. En el árbol de la consola, vaya a Configuración de destinatarios > Buzón.
  2. En el panel de resultados, seleccione el buzón de correo que desea colocar en la espera de litigio.
  3. En el panel de acciones, haga clic en Propiedades.
  4. En Propiedades de <buzón de correo>, en la ficha Configuración del buzón, haga clic en Administración de registros de mensajes y, a continuación, en Propiedades.
  5. En Administración de registros de mensajes complete los siguientes campos:
    • Habilitar espera de litigación   Seleccione este cuadro para colocar el buzón de correo en espera de litigio.
    • URL de descripción de administración de registros de mensajería   Use este cuadro para escribir la dirección de una página web o de un documento que contengan información acerca de las directivas de espera de litigio o suspensión de retención de su organización. La URL se muestra en el área de segundo plano de Microsoft Outlook 2010. Esto hace que los usuarios tengan fácil acceso a documentos enlazados a la ayuda y puede reducir las llamadas al Departamento de Soporte Técnico o al Departamento Legal, ya que responde preguntas comunes.
    • Comentarios   Use este cuadro para escribir texto que desee que se muestre al usuario de buzón de correo en el área de segundo plano de Outlook 2010.
 Use el ECP para colocar un buzón de correo en la espera de litigación

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Espera de litigación” en el tema Permisos de directiva de mensajería y conformidad.

Para obtener información detallada acerca del uso del Exchange Panel de control (ECP) para colocar un buzón de correo en espera de litigación, consulte Poner un buzón de correo en espera de litigación.

 Use el Shell para colocar un buzón de correo en la espera de litigio

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Espera de litigación” en el tema Permisos de directiva de mensajería y conformidad.

En este ejemplo, se coloca el buzón de correo joe@contoso.com en espera de litigio.

Dd979797.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Puede tardar una hora para que la espera de litigio surta efecto.
Set-Mailbox joe@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true

Para obtener información más detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte Set-Mailbox.

 Use el Shell para quitar un buzón de correo en la espera de litigio

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Espera de litigación” en el tema Permisos de directiva de mensajería y conformidad.

En este ejemplo, se quita el buzón de correo joe@contoso.com de espera de litigio.

Set-Mailbox joe@contoso.com -LitigationHoldEnabled $false

Para obtener información más detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte Set-Mailbox.

Descripción de la retención legal

Descripción de la retención legal

Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (incluido el correo electrónico) que sea relevante para el caso. Dichas sospechas pueden tener lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Las organizaciones pueden conservar todo el correo electrónico relacionado con un tema concreto o el perteneciente a ciertos usuarios. En función de los procesos de detección electrónica (eDiscovery) de la organización, algunas de las medidas que se pueden adoptar para conservar el correo electrónico son:

  • Pedir a los usuarios finales que no eliminen ningún mensaje para conservar el correo electrónico. No obstante, los usuarios podrían eliminar igualmente correo electrónico de forma intencionada o sin darse cuenta.
  • Suspender los mecanismos de eliminación automatizados como, por ejemplo, la administración de registros de mensajes (MRM). Esta medida podría generar una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón de correo del usuario y afectar negativamente a su productividad. Además, el hecho de suspender la eliminación automatizada no impide que los usuarios eliminen manualmente el correo electrónico.
  • Algunas organizaciones copian o mueven el correo electrónico a un archivo para asegurarse de que no se elimina ni altera ni manipula. Esta medida incrementa los costos porque es necesario copiar o mover los mensajes de forma manual a un archivo, o a productos de terceros utilizados para reunir y almacenar el correo electrónico fuera de Microsoft Exchange.

Si el correo electrónico no se conserva, la organización podría quedar expuesta a riesgos legales o financieros, como la inspección de procesos de detección y conservación de datos, sentencias judiciales adversas, sanciones o multas.

En Exchange Server 2010, se puede utilizar la suspensión litigio para lograr los siguientes objetivos:

  • Posibilidad de dejar a los usuarios en suspensión y conservar los elementos del buzón de correo sin modificaciones
  • Conservación de los elementos de los buzones de correo que los usuarios puedan haber eliminado o editado
  • Conservación de los elementos de los buzones de correo que MRM haya eliminado automáticamente
  • Mantenimiento de la transparencia de la suspensión de litigio del usuario sin tener que suspender MRM
  • Habilitación de búsquedas de detección de los elementos retenidos
 Colocación de un buzón de correo en suspensión de litigio

Los usuarios autorizados que se hayan agregado al grupo de roles de control de acceso basado en roles (RBAC) de Administración de la detección o hayan recibido el rol de administración de la retención legal pueden poner a los usuarios de buzones de correo en suspensión de litigio. Esta tarea se puede delegar en administradores de registros, responsables de cumplimiento normativo o abogados del departamento jurídico de la organización, a la vez que se asigna el menor número de privilegios posible. Para obtener más información acerca de cómo asignar el grupo de roles Administración de la detección, consulte Agregar un usuario al grupo de funciones de administración de detección.

En Exchange 2010 SP1, puede usar la Consola de administración de Exchange, el Panel de control de Exchange o el Shell de administración de Exchange 2010 para colocar un buzón de correo en suspensión de litigio. En Exchange 2010 RTM, debe utilizar el cmdlet Set-Mailbox para poner un buzón de correo en suspensión de litigio. Para obtener más información sobre cómo poner un buzón de correo en suspensión de litigio, consulte Poner un buzón en retención legal.

Muchas organizaciones requieren que, cuando se coloque a los usuarios en suspensión de litigio, se les notifique. Asimismo, cuando un buzón de correo está en suspensión de litigio, no es necesario suspender las directivas de retención aplicables al usuario de dicho buzón. Los usuarios podrían no advertir que están en suspensión de litigio porque los mensajes se siguen eliminando como se espera. Si la organización exige que se notifique a los usuarios que se colocan en suspensión de litigio, se puede agregar un mensaje de notificación a la propiedad Retention Comment del usuario del buzón de correo. Outlook 2010 muestra la notificación en segundo plano. La propiedad Retention Comment se puede agregar mediante la Consola de administración de Exchange (EMC) o el Shell de administración de Exchange.

Ee861123.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
En Exchange 2010, la propiedad Retention Comment se utiliza para mostrar una notificación tanto para la suspensión de retención como para la suspensión de litigio.
 Suspensión de litigio y cuotas de buzón de correo

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se tienen en cuenta al calcular la cuota del buzón de correo de un usuario. En Exchange 2010, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Cuando la carpeta Elementos recuperables de un usuario excede la cuota de advertencia de los elementos recuperables (que se indica mediante el parámetro RecoverableItemsWarningQuota), se registra un evento en el registro de eventos de la aplicación del servidor de buzones de correo. Cuando la carpeta excede la cuota de elementos recuperables (que se indica mediante el parámetro RecoverableItemsQuota), los usuarios no pueden vaciar la carpeta Elementos eliminados ni eliminar permanentemente los elementos del buzón de correo. Además, no se puede utilizar la copia en escritura para crear copias de elementos modificados. Por consiguiente, es esencial supervisar las cuotas de los elementos recuperables de aquellos usuarios que están en suspensión de litigio.

En el caso de las bases de datos de buzones de correos, los valores predeterminados de RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota están establecidos en 20 y 30 Gb, respectivamente. Estos valores suelen ser suficientes para almacenar los datos del buzón de correo de varios años, cuando se está en suspensión de litigio. Para modificar estos valores para una base de datos de buzones de correo, utilice el cmdlet Set-MailboxDatabase. Para modificarlos en buzones de correo individuales, use el cmdlet Set-Mailbox.

 Suspensión de litigio y carpeta Elementos recuperables

La suspensión de litigio utiliza una nueva característica de Exchange 2010 denominada carpeta Elementos recuperables. Esta carpeta sustituye la característica popularmente conocida como recuperación del elemento eliminado en las versiones anteriores de Exchange. La carpeta Elementos recuperables está oculta en la vista predeterminada de Microsoft Outlook, Microsoft Office Outlook Web App y otros clientes de correo electrónico. Para obtener más información acerca de la carpeta Elementos recuperables, consulte Understanding Recoverable Items.

De manera predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, dicho mensaje se mueve a esta última. Esto se denomina movimiento. Cuando un usuario elimina temporalmente un elemento (para lo cual debe presionar las teclas MAYÚS y SUPR), lo elimina de la carpeta Elementos eliminados o vacía la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, por lo que desaparece de la vista del usuario.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el periodo de retención de elementos eliminados que está configurado en la base de datos de buzones de correo del usuario. De manera predeterminada, dicho periodo está establecido en 14 días para las bases de datos de buzones de correo. En Exchange 2010, también se puede configurar una cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables. Así, la organización queda protegida ante un posible ataque por denegación de servicio (DoS) debido al rápido crecimiento de la carpeta Elementos recuperables y, por tanto, de la base de datos de buzones de correo. Si un buzón de correo no se coloca en suspensión de litigio, los elementos se eliminan permanentemente de la carpeta Elementos recuperables por el procedimiento “primero en entrar, primero en salir” (PEPS) siempre que se excede la cuota de advertencia de dicha carpeta o cuando el elemento ha permanecido en la carpeta más tiempo del que establece el periodo de retención de elementos eliminados.

La carpeta Elementos recuperables tiene las tres subcarpetas siguientes, que se utilizan para almacenar los elementos eliminados en distintos estados y facilitar la suspensión de litigio:

  1. Eliminaciones   Los elementos quitados de la carpeta Elementos eliminados o los eliminados temporalmente de otras carpetas se mueven a esta subcarpeta, donde el usuario los puede ver con Recuperar elementos eliminados de Outlook. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que finaliza el periodo de retención de elementos eliminados que se ha configurado para el buzón de correo.
  2. Purgas   Cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados de Outlook o Outlook Web App), el elemento se mueve a esta carpeta. Los elementos que superan el periodo de retención de elementos eliminados configurado en la base de datos de buzones de correo o en el buzón también se mueven a la carpeta Purgas. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el asistente de buzones de correo procesa el buzón, los elementos de la carpeta Purgas se eliminan de la base de datos de buzones de correos. Al poner al usuario del buzón de correo en suspensión de litigio, el asistente de buzones no elimina los elementos de esta carpeta.
  3. Versiones   En Exchange 2010, cuando un usuario en suspensión de litigio cambia propiedades concretas de un elemento del buzón de correo, el elemento original se conserva para cumplir los requisitos de detección. Antes de escribir el elemento modificado, se crea una copia del elemento de buzón de correo original. La copia original se guarda en la carpeta Versiones. Este proceso se conoce como copia en escritura. Y se aplica a los elementos de cualquier carpeta del buzón de correo. Los usuarios no pueden ver la carpeta Versiones.
    En la tabla siguiente se enumeran las propiedades de mensajes que desencadenan la copia en escritura.

    Propiedades que desencadenan la copia en escritura

    Tipo de elemento Propiedades que desencadenan la copia en escritura
    Mensajes (IPM.Note*)

    Entradas (IPM.Post*)

    • Asunto
    • Cuerpo
    • Datos adjuntos
    • Remitentes/destinatarios
    • Fechas de envío/recepción
    Elementos que no son mensajes ni entradas Cualquier cambio en una propiedad visible, excepto los siguientes:

    • Ubicación del elemento (cuando un elemento se mueve de una carpeta a otra)
    • Cambio de estado de elemento (leído o no leído)
    • Cambios realizados en la etiqueta de retención aplicada a un elemento
    Elementos de la carpeta Borradores predeterminada Ninguno (elementos de la carpeta Borradores exentos de copia en escritura)
Ee861123.important(es-ES,EXCHG.141).gifImportante:
En Exchange 2010 SP1, la copia de escritura está deshabilitada para los elementos del calendario en el buzón de correo del organizador cuando se reciben respuestas de reunión por parte de los asistentes y se actualiza la información de seguimiento de la reunión. La copia de escritura no captura los cambios en las fuentes RSS.
Ee861123.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Si bien los usuarios no pueden ver las carpetas Purgas y Versiones, Exchange Search indiza todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables, los cuales se pueden detectar mediante la búsqueda en varios buzones de correo.

Cuando un usuario de buzón de correo deja de estar en suspensión de litigio, el asistente de buzones de correo purga los elementos de las carpetas Purgas y Versiones.