Descripción de las etiquetas y directivas de retención

Descripción de las etiquetas y directivas de retención

La administración de registros de mensajes (MRS) es la tecnología de administración de registros de Microsoft Exchange Server 2010 que ayuda a las organizaciones a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico y con otras comunicaciones. MRM facilita el mantenimiento de mensajes necesarios para cumplir con la directiva de la compañía, reglamentos del gobierno o necesidades legales y para quitar el contenido que no disponga de valor legal o empresarial.

Las organizaciones formulan directivas de MRS que especifican el período de retención para diferentes clases de mensajes de correo electrónico. No obstante, en el pasado, la aplicación de esas directivas, a menudo, implicaron grandes desafíos. Los intentos de automatizar el proceso de MRM no han resultado demasiado satisfactorios. La funcionalidad MRM de Exchange 2010 se enfrenta a estos retos.

Contenido

Estrategia de administración de registros de mensajes

Requisitos

Etiquetas de retención

Directivas de retención

Asistente para carpetas administradas

Suspensión de la retención

¿Está buscando las tareas de administración relacionadas con MRM? Consulte Implementación de la administración de registros de mensajería.

 Estrategia de administración de registros de mensajes

La MRM en Exchange 2010 se lleva a cabo mediante el uso de etiquetas de retención y directivas de retención. Antes de abordar los detalles de cada una de estas características de retención, es importante entender cómo se usan estas características en toda la estrategia de la MRM de Exchange 2010. Esta estrategia se basa en:

  • Asignar etiquetas de directivas de retención a las carpetas predeterminadas, como la Bandeja de entrada.
  • Aplicar etiquetas de directiva predeterminada a los buzones de correo para administrar la retención de todos los elementos sin etiquetas.
  • Permitir al usuario asignar etiquetas personales a carpetas personalizadas y a elementos individuales.
  • Separar la funcionalidad MRM de la administración de la Bandeja de entrada y de los hábitos de archivo de usuarios. No es necesario que los usuarios archiven mensajes en carpetas administradas en función de los requisitos de retención. Los mensajes individuales pueden tener una etiqueta de retención diferente de la etiqueta aplicada a la carpeta en la que se estos mensajes se encuentran.

La figura siguiente ilustra las tareas incluidas en la implementación de esta estrategia.

Estrategia de administración de registros de mensajería
Uso de directivas de retención para la retención de mensajería

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 Requisitos

La siguiente tabla muestra los requisitos del servidor Buzón y la aplicación cliente.

 

Ubicación Requisito
Servidor de buzones Se necesita Exchange 2010.
Aplicación cliente (para ver etiquetas de retención y aplicar etiquetas personales) Solo los usuarios de Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App aplican etiquetas personales y ven las etiquetas de retención aplicadas a sus elementos o carpetas de buzón.

Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Dado que las directivas de retención se procesan en servidores Buzón, son independientes de la versión Outlook que usan los usuarios de la organización. Aún puede aplicar directivas de retención a buzones de correo de usuarios que están ejecutando Microsoft Office Outlook 2007 y versiones anteriores. En estos casos, las etiquetas de directivas de retención de la directiva se aplican a las carpetas predeterminadas del buzón de correo, y la etiqueta de directiva predeterminada se aplica a elementos del buzón de correo que no tienen etiqueta.

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 Etiquetas de retención

Como se ilustra en la figura anterior, las etiquetas de retención se usan para aplicar la configuración de retención a carpetas y a elementos individuales como mensajes de correo electrónico y correo de voz. Estas configuraciones especifican el tiempo que un mensaje permanece en un buzón de correo y la acción que se debe realizar cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención especificada. Cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención, se elimina o se mueve al archivo personal.

A diferencia de las carpetas administradas (la característica de la MRM introducida en Exchange Server 2007), las etiquetas de retención permiten que los usuarios etiqueten sus propias carpetas de buzón de correo y los elementos individuales para la retención. Ya no es necesario que los usuarios archiven elementos en carpetas administradas proporcionadas por un administrador en función de los requisitos de retención de mensajes.

Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Las carpetas administradas aún están disponibles en Exchange 2010. Para obtener más información, vea Descripción de carpetas administradas.
 Tipos de etiquetas de retención

Existen tres tipos de etiquetas de retención:

  1. Etiquetas de directivas predeterminadas (DPT)   Las DPT se aplican a elementos de buzón de correo que no tienen etiqueta y se encuentran en cualquier parte del buzón de correo. Los elementos sin etiqueta son elementos del buzón de correo que todavía no tienen una etiqueta de retención aplicada, ya sea por herencia de la carpeta en la que estos elementos se encuentran o por decisión del usuario.
  2. Etiquetas de directiva de retención (RPT)   Estas etiquetas aplican configuraciones de retención a carpetas predeterminadas como Bandeja de entrada, Elementos eliminados y Elementos enviados. Los elementos del buzón de correo que se encuentran en una carpeta predeterminada que tienen una RPT aplicada heredan la etiqueta de la carpeta. Los usuarios no pueden aplicar ni cambiar una RPT aplicada a una carpeta predeterminada, pero pueden aplicar una etiqueta diferente a los elementos de una carpeta predeterminada.
    Puede crear RPT para las carpetas de la siguiente tabla.

     

    Nombre de la carpeta Detalles
    Calendario Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar citas y reuniones. Las RPT de la carpeta Calendario son compatibles solo en Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1).
    Historial de conversación Microsoft Lync (anteriormente Microsoft Office Communicator) crea esta carpeta. Si bien Outlook no la considera una carpeta predeterminada, Exchange la considera una carpeta especial y por lo tanto se le pueden aplicar RPT.
    Elementos eliminados Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar elementos eliminados de otras carpetas del buzón de correo. Los usuarios de Outlook y Outlook Web App pueden vaciar manualmente esta carpeta. Los usuarios también pueden configurar Outlook para vaciar la carpeta al momento de cerrar Outlook.
    Borrador Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar borradores que el usuario no envió. Outlook Web App también usa esta carpeta para guardar mensajes enviados por el usuario, pero que no se entregaron al servidor Transporte de concentradores.
    Bandeja de entrada Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar los mensajes entregados a un buzón de correo.
    Diario Esta carpeta contiene acciones seleccionadas por el usuario. Outlook registra automáticamente estas acciones y las coloca en una vista de escala de tiempo.
    Correo no deseado Esta carpeta predeterminada se usa para guardar los mensajes que el filtro de contenidos de un servidor Exchange o el filtro contra correo electrónico no deseado de Outlook marcan como correo electrónico no deseado.
    Notas Esta carpeta contiene notas creadas por los usuarios de Outlook. Las notas también están visibles en Outlook Web App. Las RPT de la carpeta Notas solo son compatibles en Exchange 2010 SP1.
    Bandeja de salida Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar temporalmente mensajes enviados por el usuario hasta que se los entrega al servidor Transporte de concentradores. Se guarda una copia de los mensajes enviados en la carpeta predeterminada Elementos enviados. Dado que los mensajes en general permanecen en esta carpeta por un período breve, no es necesario crear una RPT para esta carpeta.
    Suscripciones RSS Esta carpeta predeterminada contiene suscripciones RSS.
    Elementos enviados Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar mensajes que se entregaron a un servidor Transporte de concentradores.
    Problemas de sincronización Esta carpeta contiene los registros de sincronización. Para obtener más información, consulte las carpetas de errores de sincronización.
    Dd297955.important(es-ES,EXCHG.141).gifImportante:
    No es posible incluir más de una RPT para el mismo tipo de carpeta predeterminada en una directiva de retención. Por ejemplo, si una directiva de retención tiene una etiqueta aplicada en la Bandeja de entrada, no puede agregar otra RPT del tipo Bandeja de entrada a esa directiva de retención.
    No puede aplicar RPT a la carpeta Contactos.
 Límite de antigüedad de retención y acciones de retención

Cuando habilita una etiqueta de retención, debe especificar una antigüedad de retención para la etiqueta. Esta antigüedad indica la cantidad de días durante los cuales se debe retener un mensaje antes de que llegue al buzón de correo del usuario.

La antigüedad de retención de los elementos no periódicos (como los mensajes de correo electrónico) se calcula de forma diferente a la de los elementos que tienen una fecha de finalización o elementos periódicos (como reuniones y tareas). Para conocer cómo se calcula la antigüedad de retención de diferentes tipos de elementos, consulte Cómo calcular la antigüedad de retención.

También puede crear etiquetas de retención con retención deshabilitada o deshabilitar las etiquetas después de crearlas. Dado que el asistente para carpeta administrada no procesa los mensajes que tienen una etiqueta deshabilitada aplicada, no se aplica ninguna acción de retención. Como resultado, los usuarios pueden usar una etiqueta personal deshabilitada como una etiqueta No mover nunca o una etiqueta No eliminar nunca para reemplazar una DPT o RPT que de lo contrario se aplicaría al mensaje.

Al crear o configurar una RPT, puede seleccionar una de las siguientes acciones para especificar qué acción de retención debe aplicar cuando un elemento de buzón de correo alcanza la antigüedad de retención:

  • Mover a archivo   Esta acción mueve un mensaje al buzón de correo del archivo del usuario. Las etiquetas que tienen esta acción aplicada se conocen como etiquetas de archivo. Los mensajes se mueven a una carpeta en el buzón de archivo que tiene el mismo nombre que la carpeta de origen en el buzón de correo principal del usuario. Esto permite a los usuarios encontrar mensajes en sus buzones de correo de archivo de manera más simple. La acción Mover a archivo está disponible solo para etiquetas personales y DPT. No puede crear una RPT con la acción Mover a archivo. Si el usuario del buzón de correo no tiene un buzón de archivo, no se aplica ninguna acción. Para obtener más información acerca de buzones de archivo, consulte Descripción de archivos de datos antiguos personales.
  • Eliminar y permitir recuperación   Esta acción imita el comportamiento realizado cuando se vacía la carpeta Elementos eliminados. Las etiquetas que tienen esta acción aplicada se conocen como etiquetas de eliminación. Cuando se aplica esta acción, y la retención de elementos eliminados está configurada para la base de datos de buzones de correo o para el usuario, los elementos se mueven a la carpeta Elementos recuperables. La carpeta Elementos recuperables (anteriormente conocida como contenedor) proporciona al usuario otra posibilidad para recuperar los mensajes eliminados. Para hacer esto, el usuario tendría que tener acceso al cuadro de diálogo Recuperar elementos eliminados en Outlook 2010 o Outlook Web App. Para obtener más información acerca de los elementos recuperables, consulte Understanding Recoverable Items.
  • Eliminar permanentemente   Esta acción elimina permanentemente un mensaje. Al igual que las etiquetas que tienen la acción Eliminar y permitir recuperación, las etiquetas que tienen esta acción aplicada se conocen como etiquetas de eliminación. Cuando se aplica esta acción a un mensaje, el mensaje se purga del buzón de correo. Esta acción es como un mensaje eliminado que se saca de la carpeta Elementos recuperables. Después de que esto ocurre, el usuario ya no puede recuperar el mensaje.
    Dd297955.important(es-ES,EXCHG.141).gifImportante:
    Si la retención por juicio está habilitada para un usuario de buzón de correo, los elementos eliminados permanentemente se retienen en la carpeta Elementos recuperables hasta que se elimina la retención por juicio. La búsqueda en varios buzones de correo aún mostrará los mensajes eliminados permanentemente en los resultados de la búsqueda. Para obtener más información, vea Descripción de la retención legal y Descripción de la búsqueda en varios buzones.
    Si el buzón de correo tiene habilitada la recuperación de un único elemento, los elementos eliminados permanentemente se retienen en la carpeta Elementos recuperables hasta que se alcanza el período de retención del elemento eliminado de la base de datos del buzón de correo (o hasta que se alcanza el período de retención del elemento eliminado del buzón de correo, si está especificado). Para obtener más información, vea Understanding Recoverable Items.
    En Exchange 2010 SP1, se eliminaron de las etiquetas de retención las acciones Marcar como Límite pasado de retenciónMover a la carpeta Elementos eliminados y Mover a una carpeta administrada personalizada.

Para obtener más información acerca de cómo crear etiquetas de retención, consulte Crear una etiqueta de retención.

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 Directivas de retención

Es posible usar directivas de retención para agrupar una o más etiquetas de retención y aplicarlas a los buzones. Un buzón de correo no puede tener más de una directiva de retención. Las etiquetas de retención pueden vincularse a una directiva de retención o desvincularse de ella en cualquier momento, y los cambios se aplican automáticamente a todos los buzones de correo que tienen la directiva aplicada.

Una directiva de retención puede tener las siguientes etiquetas de retención:

  • Una o más RPT para las carpetas predeterminadas compatibles
    Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
    No es posible vincular más de una RPT para una carpeta predeterminada en particular (como Elementos eliminados) a la misma directiva de retención.
  • Una DPT con la acción Mover a archivo
  • Una etiqueta de directiva predeterminada con la acción Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente.
  • Una DPT de mensajes de correo de voz en Exchange 2010 SP1
  • Las etiquetas personales que se desee.

Si bien es posible agregar cualquier número de etiquetas personales a una directiva de retención, puede resultar confuso para los usuarios el hecho de tener muchas etiquetas personales con diferentes configuraciones de retención. Recomendamos vincular no más de 10 etiquetas personales a una directiva de retención.

Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Si bien una directiva de retención no necesita tener ninguna etiqueta de retención vinculada a ella, no recomendamos este escenario. Si los buzones de correo con directivas de retención no tienen ninguna etiqueta de retención vinculada a ellas, esto puede hacer que los elementos del buzón no expiren nunca.

Una directiva de retención puede contener tanto etiquetas de archivo (etiquetas que mueven elementos al buzón de archivo personal) como etiquetas de eliminación (etiquetas que eliminan elementos). Un elemento de buzón también puede tener ambos tipos de etiqueta aplicados. Los buzones de archivo no tienen una directiva de retención independiente. Se aplica la misma directiva de retención al buzón de archivo y al buzón primario.

Al planificar la creación de directivas de retención, debe tener en cuenta si incluirán tanto etiquetas de archivo como etiquetas de eliminación. Tal como se mencionó anteriormente, una directiva de retención puede tener una DPT que usa la acción Mover a archivo y una DPT que usa la acción Eliminar y permitir recuperación o la acción Eliminar permanentemente. La DPT que tiene la acción Mover a archivo debe tener una menor antigüedad de retención que la DPT que tiene la acción de eliminación. Por ejemplo, puede usar una DPT que tiene una acción Mover a archivo para mover elementos al buzón de archivo a los dos años, y una DPT con una acción de eliminación para eliminar elementos del buzón a los siete años.

Para obtener información más detallada acerca de cómo crear una directiva de retención, consulte Crear directivas de retención.

Para obtener información detallada sobre cómo agregar etiquetas de retención a una directiva de retención, consulte Agregar etiquetas de retención a una directiva de retención.

Para obtener información más detallada acerca de cómo aplicar una directiva de retención a los buzones de correo, consulte Aplicar una directiva de retención a los buzones.

 Directiva de retención y de archivo predeterminada

En Exchange 2010 SP1, la instalación de Exchange crea una directiva de retención denominada directiva de retención y de archivo predeterminada. Cuando habilita un archivo personal para un buzón, la directiva de retención y de archivo predeterminada se aplica automáticamente al buzón si es que aún no tiene una directiva de retención. Si posteriormente aplica una directiva de retención al buzón, las etiquetas de la directiva de retención y de archivo predeterminada ya no están disponibles en el buzón. Los elementos existentes que tienen etiquetas aplicadas de la directiva de retención y de archivo predeterminada aún se procesan y se mueven al archivo o se eliminan, según la etiqueta.

La siguiente tabla enumera las etiquetas de retención predeterminadas vinculadas a la directiva de retención y de archivo predeterminada.

Etiquetas de retención vinculadas a la directiva de retención y de archivo predeterminada en Exchange 2010 SP1

Nombre Tipo Antigüedad de retención (días) Acción de retención
Mover al archivo después de 2 años de forma predeterminada DPT 730 Mover a archivo
Mover al archivo después de 1 año en forma personal Etiqueta personal 365 Mover a archivo
Mover al archivo después de 5 años en forma personal Etiqueta personal 1,825 Mover a archivo
Nunca mover al archivo en forma personal Etiqueta personal No aplicable Mover a archivo
Mover elementos recuperables a archivo después de 14 días Carpeta Elementos recuperables 14 Mover a archivo
Eliminar después de una semana Etiqueta personal 7 Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de un mes Etiqueta personal 30 Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de seis meses Etiqueta personal 180 Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de un año Etiqueta personal 365 Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de cinco años Etiqueta personal 1,825 Eliminar y permitir la recuperación
No eliminar nunca Etiqueta personal No aplicable Eliminar y permitir la recuperación

En la versión de fabricación (RTM) de Exchange 2010, la instalación de Exchange crea la directiva de retención denominada directiva de archivo predeterminada. Esta directiva no contiene etiquetas personales con la acción Eliminar y permitir recuperación.

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 Asistente para carpetas administradas

El asistente para carpetas administradas, un asistente de buzón que se ejecuta en servidores Buzones, procesa los buzones que tienen aplicada una directiva de retención. Para obtener más información acerca de los asistentes del buzón, consulte Understanding Mailbox Assistants.

El asistente para carpetas administradas aplica la directiva de retención al inspeccionar los elementos del buzón de correo y al determinar si son elementos sujetos a directivas de retención. Luego, el asistente marca los elementos sujetos a retención con las etiquetas de retención apropiadas y realiza la acción de retención especificada en los elementos que pasaron la antigüedad de retención.

En Exchange 2010 SP1, el asistente para carpetas administradas es un asistente basado en limitaciones. Los asistentes basados en limitaciones funcionan constantemente y no es necesario programarlos. Los recursos del sistema que pueden consumir son limitados. Puede configurar el asistente para carpetas administradas para que procese todos los buzones del servidor Buzón dentro de un determinado período (conocido como ciclo de trabajo). Además, en un intervalo especificado (conocido como punto de control del ciclo de trabajo), el asistente actualiza la lista de buzones a procesar. Durante la actualización, el asistente agrega a la cola buzones movidos o creados recientemente. También cambia la prioridad de los buzones existentes que no se procesaron de correctamente debido a errores y los coloca más arriba en la cola para que se los pueda procesar durante el mismo ciclo de trabajo.

También puede usar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para activar manualmente el asistente a fin de que procese un buzón especificado. Para obtener más información, vea Programar el asistente para carpetas administradas.

En la versión de Exchange 2010 RTM, el asistente para carpetas administradas se ejecuta con una programación establecida. De forma predeterminada, está programada para ejecutarse diariamente desde la 01:00 hasta las 09:00 (1:00 a. m. a 09:00 a. m.). Puede programar el asistente para que se ejecute en un momento en que el servidor Buzones se encuentre relativamente inactivo o no presente una carga muy pesada. Al determinar la programación del asistente, considere otros procesos que se relacionan con los recursos del servidor Buzones, como la desfragmentación sin conexión de la base de datos del buzón y los análisis de búsqueda de virus.

Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
El Asistente para carpetas administradas no realiza ninguna acción en los mensajes que no están sujetos a retención, especificada por la deshabilitación de la etiqueta de retención. También puede deshabilitar una etiqueta de retención para suspender temporalmente el procesamiento de los elementos que tiene esa etiqueta.
 Mover elementos entre carpetas

Un elemento del buzón de correo que se mueve de una carpeta a otra hereda cualquier etiqueta aplicada a la carpeta a la que se mueve. Si se mueve un elemento a una carpeta que no tiene una etiqueta asignada, se le aplica la etiqueta de directiva predeterminada a ese elemento. Si un elemento tiene una etiqueta asignada explícitamente, la etiqueta siempre tiene prioridad sobre cualquier etiqueta de nivel de la carpeta o sobre la etiqueta predeterminada.

 Quitar o eliminar una etiqueta de retención de una directiva de retención

Cuando se elimina una etiqueta de retención de la directiva de retención aplicada al buzón, la etiqueta deja de estar disponible para el usuario y no se podrá aplicar a los elementos en el buzón de correo.

Los elementos existentes que han sido marcados con la etiqueta continúan siendo procesados por el Asistente de carpetas administradas en función de esas configuraciones y se aplica cualquier acción de retención especificada en la etiqueta sobre esos mensajes.

No obstante, si se elimina la etiqueta, se quita la definición de la etiqueta guardada en Active Directory. Esto hace que el asistente para carpetas administradas procese todos los elementos de un buzón y vuelva a estampar los elementos que tienen aplicada la etiqueta eliminada. Según la cantidad de buzones y mensajes, este proceso puede consumir recursos de manera significativa en todos los servidores Buzones que contienen buzones con directivas de retención que incluyen la etiqueta eliminada.

Dd297955.important(es-ES,EXCHG.141).gifImportante:
Si se elimina una etiqueta de retención de una directiva de retención, cualquiera de los elementos existentes en el buzón de correo con la etiqueta aplicada expirarán en función de la configuración de la etiqueta. Para evitar que se aplique la configuración de la etiqueta a cualquier elemento, se debe eliminar la etiqueta. Al eliminar la etiqueta se quita de cualquier directiva de retención en la que esté incluida.
 Deshabilitar una etiqueta de retención

Si deshabilita una etiqueta de retención, el Asistente para carpetas administradas ignora los elementos que tienen esa etiqueta aplicada. A los elementos que tienen una etiqueta de retención que tiene la retención deshabilitada nunca se los mueve ni se los elimina, según la acción de retención especificada. Debido a que estos elementos todavía se consideran elementos etiquetados, la DPT no se aplica a estos elementos. Por ejemplo, si desea solucionar la configuración de las etiquetas de retención, puede deshabilitar temporalmente una etiqueta de retención para que el Asistente de carpetas administradas deje de procesar mensajes con esa etiqueta.

Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
El usuario verá el período de retención de una etiqueta de retención deshabilitada como Nunca. En caso de que un usuario coloque una etiqueta en un elemento al creer que nunca se lo eliminará, habilitar la etiqueta posteriormente puede causar una eliminación no intencional de elementos que el usuario no deseaba eliminar. Lo mismo sucede con las etiquetas que tienen la acción Mover a archivo.

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 Suspensión de la retención

Si los usuarios no se encuentran trabajando temporalmente y no tienen acceso a su correo electrónico, se puede aplicar la configuración de retención a mensajes nuevos antes de volver al trabajo o tener acceso al correo electrónico. Según la directiva de retención, los mensajes pueden ser eliminados o movidos al archivo personal del usuario. Es posible hacer que las directivas de retención dejen de procesar un buzón de correo por un período determinado si se coloca el buzón de correo en la suspensión de la retención. Si se coloca un buzón de correo en la suspensión de la retención, también, es posible especificar un comentario de retención que informa al usuario del buzón de correo (o a otro usuario autorizado para tener acceso al buzón) sobre el estado de retención, incluso, cuando el estado de retención se programe para comenzar y finalizar. Los comentarios de retención se muestran en clientes compatibles con Outlook. También, es posible localizar el comentario de suspensión de retención en el idioma preferido por el usuario.

Dd297955.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
Colocar el buzón de correo en la suspensión de la retención no afecta la manera en que se procesan las cuotas de almacenamiento del buzón de correo. Según el uso del buzón de correo y las cuotas de buzón aplicables, considere temporalmente aumentar la cuota de almacenamiento de buzón para usuarios cuando se encuentran de vacaciones o no tienen acceso al correo electrónico por un tiempo prolongado. Para obtener más información acerca de las cuotas de almacenamiento de buzones, consulte Configurar cuotas de almacenamiento para un buzón.

Los usuarios pueden acumular una gran cantidad de correos electrónicos durante largas ausencias del trabajo. Según el volumen de correo electrónico y el tiempo de ausencia, estos usuarios pueden pasar una o más semanas clasificando los mensajes. En estos casos, considere el tiempo adicional que les puede llevar a los usuarios ponerse al día con los correos antes de eliminarlos de la suspensión de la retención.

Si la organización nunca ha implementado MRM o si los usuarios no se encuentran familiarizados con sus características, también, puede usar suspensiones de retenciones durante la fase inicial preparación y entrenamiento de la implementación de MRM. Puede crear e implementar directivas de retención y entrenar a los usuarios acerca de las directivas sin el riesgo de que se muevan o eliminen los elementos antes de que los usuarios pueden etiquetarlos. Unos pocos días antes de que finalice el período de preparación y entrenamiento, debe recordarles a los usuarios acerca del plazo final de la preparación. Después de que finalice el plazo, puede quitar la suspensión de la retención de los buzones de los usuarios, lo que permite que el asistente para carpetas administradas procese los elementos del buzón y aplique la acción de retención especificada.

Para obtener información detallada acerca de cómo colocar un buzón de correo en suspensión de retención, consulte Poner un buzón en retención.

Descripción de la administración de registros de mensajes

Descripción de la administración de registros de mensajes

Cada día, las organizaciones y los usuarios manejan un volumen cada vez mayor de correo electrónico. Los crecientes volúmenes de correo electrónico contienen mensajes que son importantes para la organización desde una perspectiva comercial, legal o normativa y que quizá sea necesario conservar durante cierto tiempo, según las políticas de mensajería de la organización. Sin embargo, es posible que varios mensajes de correo electrónico no tengan un valor de retención después de cierto período. Por ejemplo, el buzón de correo de un usuario puede contener mensajes críticos que es necesario conservar, como los mensajes relacionados con la estrategia comercial, las transacciones, el desarrollo de productos o las interacciones con los clientes. Sin embargo, es posible que mensajes tales como las suscripciones a boletines o el correo electrónico personal no tengan valor de retención y, por lo tanto, no es necesario retenerlos después de cierto período. Cuando se conservan mensajes que contienen poco valor de retención, el tamaño del buzón de correo aumenta y se necesitan más recursos en los servidores de buzones.

La administración de registros de mensajes (MRM) es la tecnología de administración de registros en Microsoft Exchange Server 2010 que ayuda a las organizaciones a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico. MRM facilita el mantenimiento de mensajes necesario para cumplir con la directiva de la compañía, los reglamentos del Gobierno o las necesidades legales, y ayuda a quitar el contenido que no disponga de valor legal o empresarial. Esto se consigue mediante el uso de directivas de retención o carpetas administradas:

  • Directivas de retención   Las directivas de retención, la nueva tecnología de MRM en Exchange 2010, usan etiquetas de retención para aplicar una configuración de retención. Crea etiquetas de retención y las vincula a una directiva de retención. Los buzones a los que se les aplica una directiva de retención son procesados por el Asistente para carpetas administradas, un asistente de buzones que se ejecuta según una programación y aprovisiona etiquetas de retención en los buzones. Para obtener más información sobre las directivas de retención, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.
  • Carpetas administradas   A las carpetas administradas, la tecnología de MRM que se introduce en Exchange Server 2007 y también disponible en Exchange 2010, se les aplica una configuración de contenido administrado. Crea carpetas administradas y las vincula a una directiva de buzón de correo de carpeta administrada. Los buzones a los que se les aplican directivas de buzón de carpeta administrada son procesados por el Asistente para carpetas administradas, un asistente de buzón que se ejecuta según una programación y aprovisiona las carpetas administradas de los buzones. Para obtener más información acerca de las carpetas administradas, consulte Descripción de carpetas administradas.

Cuando un mensaje alcanza su antigüedad de retención, se realiza la acción de retención especificada en la etiqueta de retención (o en la configuración de contenido administrado para una carpeta administrada). Los mensajes se pueden trasladar a la carpeta Elementos eliminados, se pueden eliminar con la capacidad de recuperarlos de la carpeta Elementos eliminados o se pueden eliminar de forma permanente. Las etiquetas de retención también ofrecen una acción adicional para trasladar un mensaje al buzón de archivo del usuario, si se ha suministrado un buzón de archivo para el usuario. La configuración de contenido administrado para carpetas administradas también ofrece una acción adicional para trasladar un mensaje a una carpeta personalizada administrada.

 Estrategia de administración de registros de mensajes

Las directivas de retención y las carpetas administradas proporcionan dos enfoques diferentes para MRM. Puede usar tecnología de MRM para aplicar las directivas de MRM en carpetas predeterminadas y en todo el buzón de correo. Para que MRM sea efectivo, los usuarios deben participar en el proceso de clasificación de mensajes según su naturaleza y valor de retención.

Con las etiquetas de retención, puede aplicar una configuración de retención predeterminada a carpetas predeterminadas como la carpeta Bandeja de entrada y aplicar una etiqueta de directiva predeterminada (DPT) al buzón completo. La configuración de retención de DPT se aplica a los elementos sin etiqueta que pueden residir en carpetas sin etiquetas de retención, como las carpetas personalizadas que crea el usuario. Las etiquetas de retención ayudan a ambos tipos de usuarios: usuarios que archivan el correo electrónico en carpetas y conservan algunos mensajes en la Bandeja de entrada, y los usuarios que tienen la mayoría de su correo electrónico en la Bandeja de entrada. Las etiquetas de retención tienen menor impacto en el flujo de trabajo del usuario porque los usuarios no necesitan archivar los mensajes en carpetas según la configuración de retención de las carpetas. Pueden aplicar cualquier etiqueta personal a carpetas personalizadas y también pueden aplicar de forma explícita una etiqueta distinta a mensajes individuales.

Con carpetas administradas, los usuarios participan en el proceso de MRM al clasificar sus propios mensajes y ordenarlos en carpetas administradas. Este proceso de ordenación garantiza que los mensajes se clasifiquen de acuerdo con los deseos de los usuarios y las necesidades de la organización. También ayuda a eliminar el control deficiente de mensajes que se produce cuando se usa una solución de administración de mensajería completamente automatizada.

La estrategia para que la administración de la retención de mensajería de Exchange 2010 y el cumplimiento de directivas se convierta en un proceso más confiable, efectivo y fácil de usar se basa en tres principios:

  • Los usuarios clasifican sus mensajes.
  • Los mensajes que no tienen ningún valor de retención se eliminan.
  • Los mensajes que tienen cierto valor de retención se conservan.
 Los usuarios clasifican sus propios mensajes

Con Exchange 2010, los usuarios participan en el proceso de MRM mediante la clasificación de sus propios mensajes. Los usuarios que aplican una directiva de retención pueden trasladar un mensaje a una carpeta a la que se le aplica una etiqueta de retención o pueden aplicar una etiqueta personal al mensaje. Si el usuario no realiza ninguna acción, se aplica una de las siguientes configuraciones de retención:

  • Mensajes en carpetas predeterminadas a las que se les aplica una directiva de retención   Si el mensaje está ubicado en una carpeta predeterminada a la que se le aplica una etiqueta de directiva de retención, la configuración de retención de la carpeta se aplica al mensaje.
  • Mensajes en carpetas personalizadas a las que se les aplica una etiqueta personal   Si el mensaje está ubicado en una carpeta personalizada a la que el usuario ha aplicado una etiqueta personal, la configuración de retención de la carpeta se aplica al mensaje.
  • Mensajes en carpetas predeterminadas o personalizadas sin etiqueta de retención   Si el mensaje está ubicado en una carpeta personalizada o predeterminada a la que no se le aplica una etiqueta de retención, se aplica la DPT al mensaje.

Independientemente de la ubicación del mensaje, en cualquier momento que un usuario aplica de forma explícita una etiqueta a un mensaje, la acción del usuario se cumple.

 Los mensajes que no tienen ningún valor de retención se eliminan

El Asistente para carpetas administradas aplica las directivas de retención y las directivas de buzón de carpeta administrada al buzón del usuario. Este asistente procesa buzones de correo a los que se les aplica una directiva de retención o una directiva de buzón de la carpeta administrada. A los buzones a los que se les aplica una directiva de retención, el Asistente para carpetas administradas aplica las etiquetas de retención que se incluyen en la directiva para carpetas predeterminadas y para el buzón completo. Todas las etiquetas personales que se incluyen en la directiva se suministran y se encuentran disponibles para los usuarios en Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App.

 Los mensajes que tienen cierto valor de retención se conservan

Los mensajes que tienen cierto valor de retención se conservan según la configuración de retención que se aplica al mensaje, a la carpeta o al buzón de correo. Sin embargo, tenga en cuenta que los usuarios pueden eliminar o quitar mensajes del buzón de correo; MRM no está diseñada para impedir que los usuarios eliminen sus propios mensajes. Si su organización necesita conservar mensajes fuera del buzón de correo de un usuario para almacenarlos a largo plazo, considere implementar el registro en diario. Para obtener más información acerca del registro en diario, consulte Descripción del registro en diario.

Si su organización desea conservar los mensajes para que los usuarios cumplan con requisitos de retención y detección electrónica, considere implementar buzones de gran tamaño y colocar a esos usuarios en retención legal. Para obtener más información acerca de la retención legal, consulte Descripción de la retención legal.

 

Exportar e importar reglas de diario de Exchange 2007

Exportar e importar reglas de diario de Exchange 2007

Las reglas de diario permiten enviar mensajes de diario pormenorizados a y de destinatarios específicos. Los informes de diario que contienen campos de metadatos en el mensaje, como son el remitente, los destinatarios el Id. del mensaje y el asunto, se envían al buzón de registro en diario especificado en la regla, acompañados por una copia del mensaje original en un archivo adjunto. Para obtener más información acerca del registro en diario, consulte Descripción del registro en diario.

Microsoft Exchange Server 2010 y Exchange Server 2007 usa los mismos encabezados X para especificar que un mensaje ya se ha registrado en un diario y para identificar los informes de diario. Un servidor de transporte de concentradores de Exchange 2010 no generará un informe de diario duplicado para un mensaje que ya se haya registrado en el diario por parte de otro servidor de transporte de concentradores de Exchange 2010 o Exchange 2007. Las consideraciones sobre registros en diario para organizaciones con servidores de Exchange Server 2003 y Exchange 2010 se tratan en Descripción del registro en diario en un entorno mixto de Exchange 2003 y Exchange 2010.

Aunque el registro en diario de Exchange 2010 es similar al de Exchange 2007, existen algunas diferencias en el objeto de regla de diario. Cuando instala el primer servidor de transporte de concentradores de Exchange 2010 en un entorno de Exchange 2007, el programa de instalación crea un nuevo contenedor para las reglas de diario de Exchange 2010, convierte todas las reglas de diario de Exchange 2007 al formato de Exchange 2010 y las almacena en el nuevo contenedor de Active Directory. Una vez completada la instalación, la colección de reglas de diario de Exchange 2010 es exactamente igual a la de Exchange 2007. Se aplican las mismas reglas de diario a los mensajes del primer servidor de transporte de concentradores que se encarga de los mensajes, al margen de si dicho servidor ejecuta Exchange 2010 o Exchange 2007.

 Administrar reglas de diario coexistentes

Durante el periodo de tiempo en el que la organización de Exchange contiene los servidores de transporte de concentradores de Exchange 2010 y Exchange 2007, debe administrar las reglas de diario de Exchange 2010 desde la EMC o el Shell de un servidor de Exchange 2010, y las reglas de diario de Exchange 2007 desde la EMC o el Shell de un servidor Exchange 2007.

Para que pueda mantener la coherencia de las reglas de diario en Exchange 2010 y Exchange 2007, cuando cree o modifique reglas desde el EMC o el Shell de Exchange 2010, se le proporcionarán mensajes de aviso para que haga los mismos cambios en el entorno de Exchange 2007.

 Requisitos previos

La organización contiene tanto los servidores de transporte de concentradores de Exchange 2010 como los de Exchange 2007.

 Usar el Shell para exportar la colección de reglas de transporte de Exchange 2007

 

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Registro en diario” en el tema Permisos de directiva de mensajería y conformidad.

Ee633488.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
No se puede usar la EMC para exportar la colección de reglas de diario de Exchange 2007.

En este ejemplo se exporta la colección de reglas de diario de Exchange 2007. En el primer paso, se usa el cmdlet Export-JournalRuleCollection para exportar las reglas de diario de Exchange 2007 y almacenarlas en una variable. En el segundo paso, se usa el cmdlet Set-Content para guardar las reglas de diario exportadas de la variable en el archivo Ex2007-JournalRules.xml de la carpeta C:\MyDocs. Debe llevar a cabo este procedimiento en un servidor de transporte de concentradores de Exchange 2010 porque el cmdlet Exchange 2010 Export-JournalRuleCollection conoce los dos formatos de reglas de diario, de modo que exporta las reglas de diario de Exchange 2007 cuando usa el modificador ExportLegacyRules.

$file = Export-JournalRuleCollection -ExportLegacyRules
Set-Content -Path "C:\MyDocs\Ex2007-JournalRules.xml" -Value $file.FileData -Encoding Byte

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte los siguientes temas:

 Usar el Shell para importar la colección de reglas de diario a Exchange 2010

 

Ee633488.Caution(es-ES,EXCHG.141).gifPrecaución:
Cuando se importan reglas de diario, todas las reglas de diario de Exchange 2010 se sustituyen por las reglas importadas del archivo .xml. Le aconsejamos que pruebe este procedimiento en un entorno de prueba antes de implementarlo en un entorno de producción. Para asegurarse de que puede volver al estado anterior, le recomendamos que exporte las reglas de diario de Exchange 2010 a un archivo antes de importar las reglas de diario de Exchange 2007. Si tiene pensado guardar el archivo en la misma ubicación en la que ha guardado las reglas de diario de Exchange 2007 exportadas, use nombres de archivo distintos y descriptivos para las reglas de diario exportadas de cada versión.

Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento. Para ver qué permisos necesita, consulte el Entrada “Registro en diario” en el tema Permisos de directiva de mensajería y conformidad.

Ee633488.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
No puede usar la EMC para importar la colección de reglas de diario a Exchange 2010.

En este ejemplo se importa la colección de reglas de diario del archivo Ex2007-JournalRules.xml a la colección de reglas de diario de Exchange 2010. En el primer paso, el cmdlet Get-Content se usa para recuperar datos del archivo .xml file en la variable $Data. En el segundo paso, se usa el cmdlet Import-JournalRuleCollection para importar las reglas de diario de la $Data.

[Byte[]]$Data = Get-Content -Path "C:\MyDocs\Ex2007-JournalRules.xml" -Encoding Byte -ReadCount 0
Import-JournalRuleCollection -FileData $Data

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte los siguientes temas: