Descripción de la administración de registros de mensajes

Descripción de la administración de registros de mensajes

Cada día, las organizaciones y los usuarios manejan un volumen cada vez mayor de correo electrónico. Los crecientes volúmenes de correo electrónico contienen mensajes que son importantes para la organización desde una perspectiva comercial, legal o normativa y que quizá sea necesario conservar durante cierto tiempo, según las políticas de mensajería de la organización. Sin embargo, es posible que varios mensajes de correo electrónico no tengan un valor de retención después de cierto período. Por ejemplo, el buzón de correo de un usuario puede contener mensajes críticos que es necesario conservar, como los mensajes relacionados con la estrategia comercial, las transacciones, el desarrollo de productos o las interacciones con los clientes. Sin embargo, es posible que mensajes tales como las suscripciones a boletines o el correo electrónico personal no tengan valor de retención y, por lo tanto, no es necesario retenerlos después de cierto período. Cuando se conservan mensajes que contienen poco valor de retención, el tamaño del buzón de correo aumenta y se necesitan más recursos en los servidores de buzones.

La administración de registros de mensajes (MRM) es la tecnología de administración de registros en Microsoft Exchange Server 2010 que ayuda a las organizaciones a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico. MRM facilita el mantenimiento de mensajes necesario para cumplir con la directiva de la compañía, los reglamentos del Gobierno o las necesidades legales, y ayuda a quitar el contenido que no disponga de valor legal o empresarial. Esto se consigue mediante el uso de directivas de retención o carpetas administradas:

  • Directivas de retención   Las directivas de retención, la nueva tecnología de MRM en Exchange 2010, usan etiquetas de retención para aplicar una configuración de retención. Crea etiquetas de retención y las vincula a una directiva de retención. Los buzones a los que se les aplica una directiva de retención son procesados por el Asistente para carpetas administradas, un asistente de buzones que se ejecuta según una programación y aprovisiona etiquetas de retención en los buzones. Para obtener más información sobre las directivas de retención, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.
  • Carpetas administradas   A las carpetas administradas, la tecnología de MRM que se introduce en Exchange Server 2007 y también disponible en Exchange 2010, se les aplica una configuración de contenido administrado. Crea carpetas administradas y las vincula a una directiva de buzón de correo de carpeta administrada. Los buzones a los que se les aplican directivas de buzón de carpeta administrada son procesados por el Asistente para carpetas administradas, un asistente de buzón que se ejecuta según una programación y aprovisiona las carpetas administradas de los buzones. Para obtener más información acerca de las carpetas administradas, consulte Descripción de carpetas administradas.

Cuando un mensaje alcanza su antigüedad de retención, se realiza la acción de retención especificada en la etiqueta de retención (o en la configuración de contenido administrado para una carpeta administrada). Los mensajes se pueden trasladar a la carpeta Elementos eliminados, se pueden eliminar con la capacidad de recuperarlos de la carpeta Elementos eliminados o se pueden eliminar de forma permanente. Las etiquetas de retención también ofrecen una acción adicional para trasladar un mensaje al buzón de archivo del usuario, si se ha suministrado un buzón de archivo para el usuario. La configuración de contenido administrado para carpetas administradas también ofrece una acción adicional para trasladar un mensaje a una carpeta personalizada administrada.

 Estrategia de administración de registros de mensajes

Las directivas de retención y las carpetas administradas proporcionan dos enfoques diferentes para MRM. Puede usar tecnología de MRM para aplicar las directivas de MRM en carpetas predeterminadas y en todo el buzón de correo. Para que MRM sea efectivo, los usuarios deben participar en el proceso de clasificación de mensajes según su naturaleza y valor de retención.

Con las etiquetas de retención, puede aplicar una configuración de retención predeterminada a carpetas predeterminadas como la carpeta Bandeja de entrada y aplicar una etiqueta de directiva predeterminada (DPT) al buzón completo. La configuración de retención de DPT se aplica a los elementos sin etiqueta que pueden residir en carpetas sin etiquetas de retención, como las carpetas personalizadas que crea el usuario. Las etiquetas de retención ayudan a ambos tipos de usuarios: usuarios que archivan el correo electrónico en carpetas y conservan algunos mensajes en la Bandeja de entrada, y los usuarios que tienen la mayoría de su correo electrónico en la Bandeja de entrada. Las etiquetas de retención tienen menor impacto en el flujo de trabajo del usuario porque los usuarios no necesitan archivar los mensajes en carpetas según la configuración de retención de las carpetas. Pueden aplicar cualquier etiqueta personal a carpetas personalizadas y también pueden aplicar de forma explícita una etiqueta distinta a mensajes individuales.

Con carpetas administradas, los usuarios participan en el proceso de MRM al clasificar sus propios mensajes y ordenarlos en carpetas administradas. Este proceso de ordenación garantiza que los mensajes se clasifiquen de acuerdo con los deseos de los usuarios y las necesidades de la organización. También ayuda a eliminar el control deficiente de mensajes que se produce cuando se usa una solución de administración de mensajería completamente automatizada.

La estrategia para que la administración de la retención de mensajería de Exchange 2010 y el cumplimiento de directivas se convierta en un proceso más confiable, efectivo y fácil de usar se basa en tres principios:

  • Los usuarios clasifican sus mensajes.
  • Los mensajes que no tienen ningún valor de retención se eliminan.
  • Los mensajes que tienen cierto valor de retención se conservan.
 Los usuarios clasifican sus propios mensajes

Con Exchange 2010, los usuarios participan en el proceso de MRM mediante la clasificación de sus propios mensajes. Los usuarios que aplican una directiva de retención pueden trasladar un mensaje a una carpeta a la que se le aplica una etiqueta de retención o pueden aplicar una etiqueta personal al mensaje. Si el usuario no realiza ninguna acción, se aplica una de las siguientes configuraciones de retención:

  • Mensajes en carpetas predeterminadas a las que se les aplica una directiva de retención   Si el mensaje está ubicado en una carpeta predeterminada a la que se le aplica una etiqueta de directiva de retención, la configuración de retención de la carpeta se aplica al mensaje.
  • Mensajes en carpetas personalizadas a las que se les aplica una etiqueta personal   Si el mensaje está ubicado en una carpeta personalizada a la que el usuario ha aplicado una etiqueta personal, la configuración de retención de la carpeta se aplica al mensaje.
  • Mensajes en carpetas predeterminadas o personalizadas sin etiqueta de retención   Si el mensaje está ubicado en una carpeta personalizada o predeterminada a la que no se le aplica una etiqueta de retención, se aplica la DPT al mensaje.

Independientemente de la ubicación del mensaje, en cualquier momento que un usuario aplica de forma explícita una etiqueta a un mensaje, la acción del usuario se cumple.

 Los mensajes que no tienen ningún valor de retención se eliminan

El Asistente para carpetas administradas aplica las directivas de retención y las directivas de buzón de carpeta administrada al buzón del usuario. Este asistente procesa buzones de correo a los que se les aplica una directiva de retención o una directiva de buzón de la carpeta administrada. A los buzones a los que se les aplica una directiva de retención, el Asistente para carpetas administradas aplica las etiquetas de retención que se incluyen en la directiva para carpetas predeterminadas y para el buzón completo. Todas las etiquetas personales que se incluyen en la directiva se suministran y se encuentran disponibles para los usuarios en Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App.

 Los mensajes que tienen cierto valor de retención se conservan

Los mensajes que tienen cierto valor de retención se conservan según la configuración de retención que se aplica al mensaje, a la carpeta o al buzón de correo. Sin embargo, tenga en cuenta que los usuarios pueden eliminar o quitar mensajes del buzón de correo; MRM no está diseñada para impedir que los usuarios eliminen sus propios mensajes. Si su organización necesita conservar mensajes fuera del buzón de correo de un usuario para almacenarlos a largo plazo, considere implementar el registro en diario. Para obtener más información acerca del registro en diario, consulte Descripción del registro en diario.

Si su organización desea conservar los mensajes para que los usuarios cumplan con requisitos de retención y detección electrónica, considere implementar buzones de gran tamaño y colocar a esos usuarios en retención legal. Para obtener más información acerca de la retención legal, consulte Descripción de la retención legal.

 

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