Diseño de la administración de registros de mensajería

Diseño de la administración de registros de mensajería

Si bien la configuración y administración de las características de administración de registros de mensajes (MRM) en Microsoft Exchange Server 2010 no presenta dificultades técnicas, la planificación de una implementación de MRM satisfactoria puede requerir tiempo y diversas consideraciones, así como información procedente de distintos campos empresariales. Además de los administradores de Exchange y el departamento de TI, los directivos, los responsables de los registros, el personal de recursos humanos, los asesores legales y hasta los usuarios finales, pueden desempeñar un papel importante en el proceso de planificación.

 ¿Por dónde se empieza?

Antes de implementar una solución de MRM se deben considerar muchos factores, no todos ellos técnicos. En las siguientes secciones se describen algunos de estos factores.

 Espacio aislado

Para saber cómo instalar, configurar y mantener MRM, se recomienda establecer primero un entorno de prueba (conocido también como una instalación de espacio aislado). Los administradores de Exchange que tienen buenos conocimientos sobre la instalación y configuración de MRM en un entorno de prueba se encuentran en una buena posición para asesorar y hacer recomendaciones a otros miembros de la organización acerca de los requisitos técnicos para una correcta solución de MRM. Puede configurar un ambiente de espacio aislado virtualizado mediante el sistema operativo Windows Server 2008 y Hyper-V. Para obtener más información, consulte Virtualization with Hyper-V: Overview

Asimismo, puede usar este entorno virtualizado para probar otras características de cumplimiento y directivas de mensajería, como archivo personal, Búsqueda en varios buzones de correo, registro en diario e Information Rights Management (IRM).

 Directivas y planes

Las características de MRM en Exchange 2010 ayudan a la organización a implementar su directivas de administración y retención de registros. Una implementación de MRM eficaz comienza con una directiva de administración de registros. Cuando se planifica implementar una solución de MRM, se recomienda establecer un equipo encargado de la creación o actualización de la directiva de administración de los registros de la organización. Entre los grupos a considerar para la creación de directivas o el proceso de revisión están:

  • Profesionales de la administración de registros
  • Asesores legales
  • Recursos humanos
  • Entrenamiento
  • Administradores ejecutivos
  • Administradores de tecnologías de la información (TI)
  • Consultores

El objetivo del equipo es crear una directiva de administración de registros suficientemente amplia para tratar las necesidades presentes y futuras de la organización, pero que también sea suficientemente clara y detallada para que la directiva pueda ser implementada por un administrador de Exchange como solución de MRM. El proceso de desarrollo de esta directiva puede ser prolongado. La razón es que cada integrante del equipo analiza y revisa el trabajo de los demás y hace propuestas. También valora los requisitos legales, el presupuesto, la complejidad y los aspectos administrativos y técnicos para crear una directiva a partir de la que se pueda crear una implementación de MRM útil.

Los aspectos que el equipo debe tener en cuenta, sobre todo en organizaciones en las que se utilice mucho el correo electrónico, son:

  • Las preocupaciones de los usuarios y la posible oposición a una solución de MRM
  • La supervisión y aplicación de las directivas de mensajería de la organización
 Mantenimiento de los mensajes donde se puedan administrar

Para administrar los mensajes, el Asistente para carpeta administrada debe tener acceso a ellos. Esto significa que los mensajes deben estar almacenados en un servidor de Exchange para una MRM eficaz. Esto tiene dos consecuencias:

  • A menudo, se debe aumentar el tamaño de los buzones de los usuarios para que puedan contener más elementos.
  • Se debe limitar o eliminar el acceso a los archivos de carpetas personales (.pst) en los equipos de los usuarios.
 Aumento del tamaño del buzón

Mantener todos los mensajes de los usuarios en los buzones del servidor en general implica aumentar las cuotas de almacenamiento de los buzones de los usuarios, probablemente a un gigabyte (GB) o más. El mayor rendimiento de Exchange 2010 ayuda a que estos buzones más grandes puedan administrarse mejor. Se han realizado diversas modificaciones al motor de almacenamiento extensible (ESE) para aumentar el rendimiento y reducir los requisitos de almacenamiento. Estas modificaciones lo ayudan en la planificación y la implementación de mayores cuotas de buzón a un coste menor. Para obtener información detallada acerca de las modificaciones realizadas a ESE, consulte Nueva funcionalidad del almacén de núcleo de Exchange.

 Archivo personal

En Exchange 2010, puede aprovisionar archivos personales para los usuarios, permitiéndoles tener un buzón de archivo en línea al que se pueda tener acceso mediante Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App. Los buzones de archivo proporcionan funciones similares a los archivos .pst que utiliza Outlook, pero elimina los riesgos asociados con el uso de los archivos .pst. Para obtener más información acerca de algunos de los riesgos a los que se expone la organización debido al uso de los archivos .pst y la forma en que los usuarios pueden beneficiarse con un archivo personal, consulte Descripción de archivos de datos antiguos personales.

Con una combinación de buzones más grandes y buzones de archivo, puede planificar reducir el uso de los archivos .pst en la organización, con el objetivo de eliminarlo.

 Limitación del acceso a los archivos .pst

Puede empezar a hacer que los usuarios dejen de usar los archivos .pst mediante la creación una directiva de grupo que impida que se agreguen nuevos elementos a los archivos .pst existentes. Hacer que los archivos .pst sean de sólo lectura da acceso a los usuarios a los archivos .pst que puedan tener y, al mismo tiempo, los insta a mantener los mensajes que deseen conservar en sus buzones de Exchange. Si planea implementar buzones de archivo, los datos de los archivos .pst pueden trasladarse al buzón de archivo del usuario. También puede crear una directiva de grupo para quitar completamente el acceso a los archivos .pst.

La limitación del acceso a los archivos .pst puede interferir en los hábitos de trabajo de algunos usuarios, pero también tiene ciertas ventajas.

Mantener los mensajes de los usuarios en el servidor y limitar el acceso a los archivos .pst puede:

  • Aumentar de forma significativa la eficacia de MRM, al conservar los mensajes donde se puedan administrar y supervisar.
  • Reducir el riesgo de perder datos importantes almacenados en discos duros individuales en vez de en servidores de los que se hace una copia de seguridad regularmente.
  • Ayudar a reducir la pérdida de la propiedad intelectual de la organización cuando proveedores, becarios y empleados dejan la organización.
  • Mejorar el acceso de los usuarios a sus datos al conservar todos los elementos en sus buzones.
  • Hacer que Outlook Web App sea más eficaz porque todos los mensajes de los usuarios están disponibles en cualquier sitio con una sola conexión web.
  • Reducir el coste de la detección legal en caso de proceso judicial. El proceso de capturar y detectar información almacenada en los archivos .pst es un proceso costoso que implica muchos recursos debido a que, en primer lugar, los archivos .pst deben ubicarse en los equipos de los usuarios y luego, los contenidos deben ser procesados por personal legal.
 Configuración de los sistemas del usuario para evitar mover o copiar datos de buzón de Exchange a archivos .pst

Outlook 2010 le permite controlar en forma los datos de buzón de la organización, de manera que no puedan moverse ni copiarse a un archivo .pst. De esta manera, los usuarios pueden abrir archivos .pst y copiar los datos en un buzón de Exchange, pero no pueden copiar ni mover mensajes del buzón de Exchange a archivos .pst. Con Outlook 2010, puede ofrecer a los usuarios una ruta de migración para mover los datos de mensajería de archivos .pst a su buzón principal de Exchange o su buzón de archivo (si se aprovisionó).

Para deshabilitar el copiado de datos de buzón de Exchange a un archivo .pst, configure el siguiente valor del Registro para los usuarios de Outlook 2010. Puede configurar plantillas administrativas en una directiva de grupo para establecer el valor del Registro. Puede agregar opciones de Directiva de grupo de Outlook 2010 a un objeto de Directiva de grupo mediante el agregado del archivo de directiva Outlook14.adm. Para obtener más información acerca de cómo agregar o quitar una plantilla administrativa, consulte Agregar o quitar una plantilla administrativa (archivo .adm).

Dd298089.Caution(es-ES,EXCHG.141).gifPrecaución:
La modificación incorrecta del Registro puede causar problemas graves que podrían hacer necesario volver a instalar el sistema operativo. Es posible que los problemas debidos a una modificación incorrecta del Registro no se puedan resolver. Antes de modificar el Registro, realice una copia de seguridad de los datos valiosos.

 

Ruta de registro HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/14/Outlook
Valor del Registro DisableCrossAccountCopy
Tipo de valor REG_MULTI_SZ
Datos del valor Nombres de dominio usados para las direcciones de correo electrónico SMTP principales del usuario. Por ejemplo, use contoso.com para evitar copiar o mover datos de un buzón que usa una dirección de correo electrónico de contoso.com como la dirección de correo electrónico SMTP principal. Use * (asterisco) para evitar mover o copiar datos desde cualquier buzón.

Dd298089.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
En Exchange 2010, los dominios usados para generar direcciones de correo electrónico para destinatarios en la organización están configurados como dominios aceptados. Para obtener más información, consulte Administración de dominios aceptados y remotos.
Dd298089.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
El uso del valor del Registro DisableCrossAccountCopy en un equipo que ejecuta Outlook 2010 no impide que el usuario de Outlook 2010 copie datos al buzón principal o de archivo.
 Configuración de sistemas del usuario para que funcionen sin archivos .pst en Outlook 2010
Dd298089.note(es-ES,EXCHG.141).gifNota:
También se pueden establecer los valores de registro en esta sección para Microsoft Office Outlook 2007. Cambie la versión de Outlook de 14 a 12 para aplicar estos cambios a Outlook 2007.
  1. Deshabilitar el copiado o traslado de mensajes a archivos .pst   Cree una directiva de grupo que establezca la siguiente subclave de registro a un valor de 1. Esta opción impide que los usuarios muevan o copien mensajes a archivos .pst. Los usuarios pueden seguir creando nuevos archivos .pst pero no pueden agregar nada a ellos. Esta configuración sólo bloquea los archivos .pst de Microsoft Outlook. Permite que los archivos .pst de Microsoft SharePoint puedan conectarse y actualizarse en un perfil de Outlook de un usuario. Se puede usar una clave de registro similar para deshabilitar la escritura en los archivos .pst de Office Outlook 2003.
    Dd298089.Caution(es-ES,EXCHG.141).gifPrecaución:
    La modificación incorrecta del Registro puede causar problemas graves que podrían hacer necesario volver a instalar el sistema operativo. Es posible que los problemas debidos a una modificación incorrecta del Registro no se puedan resolver. Antes de modificar el Registro, realice una copia de seguridad de los datos valiosos.

     

    Ruta de registro HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/14/Outlook/PST
    Valor del Registro PstDisableGrow
    Tipo de valor DWORD
    Datos del valor 1
  2. Deshabilitar Autoarchivar   Cree una directiva de grupo que establezca las siguientes subclaves de registro en un valor de 0. Estas opciones deshabilitan el menú Autoarchivar en Outlook y eliminan la opción Autoarchivar que se muestra cuando el usuario hace clic en HerramientasOpciones y, a continuación, en la ficha Otro.

     

    Ruta de registro HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14/Outlook/Preferences

     

    Valor del Registro Tipo de valor Datos del valor
    ArchiveDelete DWORD 0
    ArchiveMount DWORD 0
    ArchiveOld DWORD 0
    DeleteExpired DWORD 0
    DoAging DWORD 0
    PromptForAging DWORD 0
  3. Deshabilitar la creación de nuevos archivos .pst   Cree una directiva de grupo que establezca la siguiente subclave de registro en un valor de 5575. Esta opción elimina la opción Archivo de datos de Outlook en Outlook, que se muestra cuando el usuario hace clic en Archivo y luego elije Nuevo.

     

    Ruta de registro HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14/Outlook/DisableCmdBarItemsList
    Valor del Registro TCID1
    Tipo de valor DWORD
    Datos del valor
    5575
 Programa piloto

Empezar con una implementación piloto le puede ayudar a ajustar su solución de MRM y conocer el nivel de satisfacción de los usuarios finales antes de la implementación en toda la organización. Por ejemplo, puede darse cuenta de que los usuarios piensan que un período de retención de seis meses para la Bandeja de entrada es demasiado corto y que prefieren un período de un año. También podría detectar que el registro en diario adicional conllevaría la necesidad de actualizar la solución de archivo.

Los miembros de un equipo de planificación de MRM pueden ser una buena primera opción como miembros de un programa piloto de MRM. Se pueden incorporar miembros adicionales del personal de TI y del personal de administración que estén interesados. Cuando el programa piloto funcione de forma estable, puede incorporar a otros miembros de la organización. Cualquier oposición de los usuarios a adoptar la mensajería administrada puede suavizarse a veces con la promesa de un buzón más grande, la administración automática de correo electrónico (incluida la eliminación automática de avisos y mensajes rutinarios que se pueden colocar en una carpeta de retención a corto plazo) y el entrenamiento para tratar cualquier cuestión o problema.

 Cómo se implementa MRM

Cuando llegue el momento de implementar la solución de MRM en la organización, es posible que desee considerar un implementación por fases para que las personas de la organización y el sistema de Exchange se adapten a los cambios requeridos.

 Cómo afecta la implementación de MRM a los usuarios

Introducir MRM gradualmente da tiempo a los usuarios para que se adapten a los cambios necesarios en sus hábitos de trabajo. Un plan que puede funcionar es:

  1. Iniciar un programa piloto para probar y reajustar la solución.
  2. Invitar otros usuarios a que se unan al programa piloto. Los buzones de mayor tamaño y la disponibilidad de un buzón de archivo pueden ser un incentivo para participar.
  3. Cuando esté listo para desplegar MRM en toda la organización, empiece por ofrecer entrenamiento acerca de MRM y las directivas de mensajería de la organización relevantes.
  4. Aumente el tamaño de los buzones de los usuarios.
  5. Aplique directivas de retención a los buzones de los usuarios, pero con la expiración desactivada. Anime a los usuarios a que se familiaricen con MRM y a las etiquetas de retención adecuadas de acuerdo con sus necesidades y la directiva de retención de mensajes de la organización.
  6. Tres semanas después de la aplicación de las directivas de retención a los usuarios, habilite MRM y haga que los archivos .pst sean de sólo lectura.
  7. Esté preparado para ofrecer un nivel de soporte técnico alto a los usuarios durante el inicio de la implementación de MRM. El entrenamiento previo al lanzamiento hace que haya menos preguntas y menos preocupaciones por parte de los usuarios.
  8. Supervise el rendimiento del sistema.
  9. Supervise el cumplimiento por parte de los usuarios.
 Cómo afecta la implementación de MRM al sistema

Es necesario adaptar el sistema de Exchange a MRM. La primera vez que se ejecuta el asistente para carpeta administrada, éste suele procesar una gran cantidad de elementos. Este proceso puede consumir muchos recursos del servidor de buzones y de la red. Otra consecuencia es que los clientes de Outlook pueden consumir grandes cantidades de tiempo y recursos de red mientras sincronizan los contenidos del buzón con el servidor. Se debe hacer una planeación cuidadosa para evitar la sobrecarga de los recursos. Ejecutar el asistente para carpetas administradas cuando el servidor está poco cargado y agregar usuarios gradualmente en vez de agregarlos todos a la vez puede ayudar a que la transición se haga de forma más suave.

 El entrenamiento y el factor humano

Las personas sienten que correo electrónico es forma personal, aunque no se trate de su correo electrónico personal. Si se encuentran con cambios repentinos en las directivas de mensajería de la organización, pueden sentirse molestos o confusos, especialmente si las nuevas directivas implican eliminar mensajes automáticamente. Los cambios de los métodos ya establecidos (como no vaciar nunca la Bandeja de entrada o guardar todo en archivos .pst) pueden causar problemas importantes a algunos usuarios. Para garantizar que la implementación de MRM avanza tan pocas molestias como sea posible, tenga en cuenta las recomendaciones siguientes.

Implementación por fases
Introduzca MRM de forma gradual, no todo a la vez.

Entrenamiento
El entrenamiento ayuda a los usuarios a solucionar los problemas de antemano y facilita una implementación sin problemas. Algunos temas de entrenamiento que se deben tener en cuenta son:

  • Introducción a las directivas de mensajería de la organización.
  • La necesidad de MRM en el lugar de trabajo actual, incluida información general de la posible responsabilidad legal ocasionada por la falta de administración de registros, y cómo esto puede costar dinero y poner en peligro los puestos de trabajo en la organización.
  • En qué medida la eliminación automática de correo electrónico puede suponer un ahorro de tiempo, al eliminar automáticamente el contenido innecesario que tiende a acumularse.
  • En qué medida buzones de más tamaño ofrecen más espacio para almacenar mensajes.
  • En qué medida el almacenamiento en el servidor aumenta el acceso móvil a los datos.
  • En qué medida pueden ocurrir cambios inevitables en la manera en que los usuarios llevan a cabo ciertas tareas, por ejemplo no poder agregar mensajes a los archivos .pst, y la necesidad de prestar más atención a la clasificación y la administración de los mensajes.
  • En qué medida la MRM ayuda a conservar los recursos de TI de la organización.
Comunicación con la antelación suficiente
Comunique a los usuarios con la antelación suficiente que se van a producir cambios. Sobre todo, comuníqueles las fechas exactas de la implementación de MRM y recuérdeles los cambios que tendrán lugar.

Soporte al usuario
Un buen soporte al usuario en las primeras fases de la implementación puede facilitar la transición a MRM. Los problemas que surgen durante la fase de implementación suelen no ser tan técnicos como se podría esperar. Con frecuencia, los problemas radican en que los usuarios no están seguros de lo que tienen que hacer. Un equipo que pueda resolver este tipo de cuestiones ayudará a solucionar las dudas de los usuarios.

 Cumplimiento, supervisión y aplicación

A continuación se enumeran algunos de los métodos que pueden utilizar los usuarios para evitar las directivas de MRM:

  • Guardar mensajes en archivos .pst (si los archivos .pst no están deshabilitados por una directiva de grupo)
  • Reenviar mensajes a otras ubicaciones (como una cuenta de correo electrónico externa)
  • Guardar mensajes como archivos en los equipos
  • Enviar mensajes a Microsoft OneNote (con Outlook 2010 o Outlook 2007)
  • Imprimir mensajes
  • Si la organización ha implementado carpetas administradas, colocar todas las carpetas de buzón en la carpeta administrada con la configuración de retención más larga.

Dar a los usuarios la formación adecuada sobre las directivas de mensajería de la organización puede contribuir a garantizar su cumplimiento. Con todo, la supervisión podría ser necesaria para asegurarse de que la solución de MRM es eficaz. La aplicación de las directivas de mensajería requiere la implicación y la orientación de los administradores ejecutivos.

 Cumplimiento de las órdenes de detección legal

En Exchange 2010, la Búsqueda en varios buzones de correo le ayuda a cumplir con las órdenes de detección legal para información almacenada de forma electrónica. Puede utilizar la Búsqueda en varios buzones de correo para buscar el contenido de buzones de Exchange 2010 especificados. Puede crear consultas de búsqueda eficaces mediante diversos parámetros de búsqueda. Los mensajes que devuelve la búsqueda se copian en el buzón de detección especificado. Para obtener más información acerca de la Búsqueda en varios buzones de correo, consulte Descripción de la búsqueda en varios buzones.

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