Version Management (Proceso)

Las principales actividades de la Gestión de Versiones se resumen en:

  • Establecer una política de planificación para la implementación de nuevas versiones.
  • Desarrollar o adquirir de terceros las nuevas versiones.
  • Poner a prueba las nuevas versiones en un entorno que simule lo mejor posible el entorno de producción.
  • Validar las nuevas versiones.
  • Implementar las nuevas versiones en el entorno de producción.
  • Llevar a cabo los planes de back-out o retirada de la nueva versión si esto fuera necesario.
  • Actualizar la DSL, el DHS y la CMDB.
  • Comunicar y formar a los clientes y usuarios sobre las funcionalidades de la nueva versión.

Planificación

Es crucial establecer un marco general para el lanzamiento de nuevas versiones que fije una metodología de trabajo. Esto es especialmente importante para los casos de versiones menores y de emergencia pues en el caso de lanzamientos de gran envergadura se deben desarrollar planes específicos que tomen en cuenta las peculiaridades de cada caso.

A la hora de planificar correctamente el lanzamiento de una nueva versión se deben de tomar en cuenta los siguientes factores:

  • Cómo puede afectar la nueva versión a otras áreas del entramado TI.
  • Qué CIs se verán directa o indirectamente implicados durante y tras el lanzamiento de la nueva versión.
  • Cómo ha de construirse el entorno de pruebas para que éste sea fiel reflejo del entorno de producción.
  • Qué planes de back-out son necesarios.
  • Cómo y cuándo se deben implementar los planes de back-out para minimizar el posible impacto negativo sobre el servicio y la integridad del sistema TI.
  • Cuáles son los recursos humanos y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación de la nueva versión con garantías de éxito.
  • Quiénes serán los responsables directos en las diferentes etapas del proceso
  • Qué planes de comunicación y/o formación deben desarrollarse para que los usuarios estén puntualmente informados y puedan percibir la nueva versión como una mejora.
  • Qué tipo de despliegue es el más adecuado: completo, delta, sincronizado en todas los emplazamientos, gradual, …
  • Cuál es la vida media útil esperada de la nueva versión.
  • Qué impacto puede tener el proceso de lanzamiento de la nueva versión en la calidad del servicio.
  • Si es posible establecer métricas precisas que determinen el grado de éxito del lanzamiento de la nueva versión.

Desarrollo

La Gestión de Versiones es la encargada del diseño y construcción de las nuevas versiones siguiendo las pautas marcadas en las RFCs correspondientes.

A veces el desarrollo se realizara “en la casa” y muchas otras requerirá la participación de proveedores externos. En este segundo caso, la tarea de la Gestión de Versiones será la de asegurar que el paquete o paquetes de software o hardware ofrecidos cumple las especificaciones detalladas en la RFC. Asimismo, la Gestión de Versiones será la responsable de todo el proceso de configuración necesario.

El desarrollo debe incluir, si esto fuera necesario o simplemente recomendable, todos los scripts de instalación necesarios para el despliegue de la versión. Estos scripts deberán tener en cuenta aspectos tales como:

  • Back-up automático de datos.
  • Actualizaciones necesarias de las Bases de Datos asociadas.
  • Instalación de las nuevas versiones en diferentes sistemas o emplazamientos geográficos.
  • Creación de logs asociados al proceso de instalación.

Parte integrante del desarrollo lo componen los planes de back-out asociados. Estos tendrán que tomar en cuenta la disponibilidad acordada con los clientes en los SLAs correspondientes.


Validación

Un bien planificado protocolo de tests es absolutamente indispensable para lanzar al entorno de producción una nueva versión con razonables garantías de éxito.

Las pruebas no deben limitarse a una validación de carácter técnico (ausencia de errores) sino que también deben realizarse pruebas funcionales con usuarios reales para asegurarse de que la versión cumple los requisitos establecidos y es razonablemente usable (siempre existe una inevitable resistencia al cambio en los usuarios que debe ser tenida en consideración).

Es importante que las pruebas incluyan los planes de back-out para asegurarnos que se podrá volver a la última versión estable de una forma rápida, ordenada y sin perdidas de valiosa información.

Las principales actividades realizadas en el proceso de prueba deben incluir:

  • Pruebas del correcto funcionamiento de la versión en un entorno realista.
  • Pruebas de los procedimientos automáticos o manuales de instalación.
  • Listas de “bugs” o errores detectados, si se diera el caso.
  • Pruebas de los planes de back-out.
  • Documentación para usuarios y personal de servicio.

La Gestión de Cambios será la encargada de dar la validación final a la versión para que se proceda a su instalación. Si la versión no fuera aceptada se devolverá a la Gestión de Cambios para su reevaluación.


Implementación

Llego el momento de la verdad: la distribución de la nueva versión, también conocida como roll out.

El roll out puede ser de varios tipos:

  • Completo y sincronizado: se realiza de manera integral y simultánea en todos los emplazamientos.
  • Fragmentado: ya sea bien espacial o temporalmente. Por ejemplo, introduciendo la nueva versión por grupos de trabajo o incrementando progresivamente la funcionalidad ofrecida.

El procedimiento de rollout debe ser cuidadosamente documentado para que todas las partes conozcan sus tareas y responsabilidades específicas. En particular los usuarios finales deben estar puntualmente informados del calendario de lanzamiento y de cómo este puede afectar a sus actividades diarias.

Es imprescindible determinar claramente:

  • Los CIs que deben borrarse e instalarse y en que orden debe realizarse este proceso.
  • Cuándo debe realizarse este proceso para diferentes grupos de trabajo y/o localizaciones geográficas.
  • Que métricas determinan la puesta en marcha de los planes de back-out y si estos deben ser completos o parciales.

Tras la distribución la Gestión de Versiones debe asegurarse de que:

  • Se incluya una copia de la versión en la DSL.
  • El DHS incorpore repuestos funcionales de los nuevos CIs.
  • La CMDB esté correctamente actualizada.
  • Los usuarios están debidamente informados de las nuevas funcionalidades y han recibido la formación necesaria para poder sacar el adecuado provecho de las mismas.

Tras la implementación, la Gestión de Versiones debe ser puntualmente informada por el Service Desk de los comentarios, quejas, incidentes, etc. que la nueva versión haya podido suscitar. Toda esta información deberá ser analizada para asegurar que las próximas versiones incorporen las sugerencias recibidas y que se tomen las medidas correctivas necesarias para minimizar el impacto negativo que puedan tener futuros cambios.


Comunicación y Formación

Es frecuente, y a su vez un grave error, que cuando se aborden cuestiones de carácter técnico se obvie el factor humano.

Salvo contadas excepciones, es necesaria la interacción usuario-aplicación y ésta suele representar el eslabón más débil de la cadena.

Es inútil disponer de un sofisticado servicio TI si los usuarios , debido a una incompleta (in)formación, no se encuentran en disposición de aprovechar sus ventajas.

La (in)formación debe estructurarse en distintos niveles:

  • Los usuarios deben conocer el próximo lanzamiento de una nueva versión y conocer con anterioridad la nueva funcionalidad planificada o los errores que se pretenden resolver para participar, a su discreción, en el proceso.
  • Siempre que sea posible las pruebas de carácter funcional deben ser realizadas por un selecto grupo de usuarios finales. Durante este proceso de prueba se documentarán y analizarán:
    • La experiencia subjetiva de usuario.
    • Los comentarios y sugerencias sobre usabilidad y funcionalidad. o Las dudas que hayan surgido durante el uso de la nueva versión.
    • La claridad de la documentación que se pondrá a disposición del usuario final.
  • Cuando se considere oportuno se impartirán cursos presenciales o remotos mediante módulos de e-learning sobre el funcionamiento de la nueva versión.
  • Se desarrollará una página de FAQs donde los usuarios puedan aclarar las dudas más habituales y puedan solicitar ayuda o soporte técnico en el uso de la nueva versión.

Control del Proceso

Es imprescindible elaborar informes que permitan evaluar el rendimiento de la Gestión de Versiones.

Para que estos informes ofrezcan una información precisa y de sencilla evaluación es necesario elaborar métricas de referencia que cubran aspectos tales como:

  • Número de lanzamientos de nuevas versiones.
  • Número de back-outs y razones de los mismos.
  • Incidencias asociadas a nuevas versiones.
  • Cumplimientos de los plazos previstos para cada despliegue.
  • Asignación de recursos en cada caso.
  • Corrección y alcance de la CMDB y la DHS.
  • Existencia de versiones ilegales de software.
  • Adecuado registro de las nuevas versiones en la CMDB.
  • Incidencias provocadas por uso incorrecto (formación inadecuada) de la nueva versión por parte de los usuarios.
  • Disponibilidad del servicio durante y tras el proceso de lanzamiento de la nueva versión.
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Version Management (Conceptos Básicos)

Conceptos básicos

Una versión es un grupo de CIs de nueva creación o modificados que han sido validados para su instalación en el entorno de producción. Las especificaciones funcionales y técnicas de una versión están determinadas en la RFC correspondiente.

Las versiones pueden clasificarse, según su impacto en la infraestructura TI, en:

  • Versiones mayores: que representan importantes despliegues de software y hardware y que introducen modificaciones importantes en la funcionalidad, características técnicas, etc.
  • Versiones menores: que suelen implicar la corrección de varios errores conocidos puntuales y que a menudo son modificaciones que vienen a implementar de una manera correctamente documentada soluciones de emergencia.
  • Versiones de emergencia: modificaciones que reparan de forma rápida un error conocido.

Como pueden llegar a existir múltiples versiones es conveniente definir una referencia o código que los identifique unívocamente. El sistema universalmente aceptado es:

  • Versiones mayores: 1.0, 2.0, etc.
  • Versiones menores: 1.1, 1.2, 1.3, etc.
  • Versiones de emergencia: 1.1.1, 1.1.2, etc

Aunque en algunos casos esta clasificación se refina aún más (vea, por ejemplo, en la ayuda la versión de su navegador).

En su ciclo de vida una versión puede encontrase en diversos estados: desarrollo, pruebas, producción y archivado.

El despliegue de nuevas versiones puede realizarse de diferentes maneras y es responsabilidad de la Gestión de Cambios el determinar la forma más conveniente de hacerlo. Entre las opciones más habituales cabe contar:

  • Versión delta: sólo se testean e instalan los elementos modificados. Esta opción tiene como ventaja su mayor simplicidad pero conlleva el peligro de que puedan aparecer problemas e incompatibilidades en el entorno de producción.
  • Versión completa: Se distribuyen todos los elementos afectados ya hayan sido modificados o no. Aunque esta opción es obviamente más trabajosa es más improbable que se generen incidentes tras la instalación si se han realizado las pruebas pertinentes.
  • Paquete de Versiones: La Gestión de Cambios puede optar por distribuir de forma sincronizada diferentes paquetes de versiones, de esta forma se ofrece una mayor estabilidad al entorno TI. En algunos casos esta opción es obligada por incompatibilidades entre una nueva versión con software o hardware previamente instalado. Pensemos, por ejemplo, en la migración a un nuevo sistema operativo que requiere hardware más avanzado y/o nuevos versiones de los programas ofimáticos.
DSL

La Biblioteca de Software Definitivo (DSL)debe contener copia de todo el software instalado en el entorno TI. Esto incluye no solo sistemas operativos y aplicaciones sino también controladores de dispositivos y documentación asociada.

La DSL debe contener el histórico completo de versiones de un mismo software para proporcionar la versión necesaria en caso de que se deban implementar los planes de back-out.

La DSL debe ser almacenada en un entorno seguro y es conveniente que se realicen back-up periódicos.

DHS

El Depósito de Hardware Definitivo (DHS) contiene piezas de repuesto para los CIs en el entorno de producción.

Los activos almacenados deben incorporarse a la CMDB en el caso de que los CIs correspondientes se hallen registrados en la misma (esto puede depender del alcance y nivel de detalle de la CMDB).

Version Management (Objetivos)

Las complejas interrelaciones entre todos los elementos que componen una infraestructura TI convierten en tarea delicada la implementación de cualquier cambio.

La Gestión de Cambios es la encargada de aprobar y supervisar todo el proceso pero es tarea específica de la Gestión de Versiones el diseñar, poner a prueba e instalar en el entorno de producción los cambios preestablecidos. Esta es la parte donde la Gestión de Cambios diferencia los tres niveles básicos del servicio e impone que la Gestión de Versiones sea siempre controlada por el tercer nivel (L1 – L2 – L3)

Todo ello requiere de una cuidadosa planificación y coordinación con el resto de procesos asociados a la Gestión de Servicios TI.

Entre los principales objetivos de la Gestión de Versiones se incluyen:

  • Establecer una política de implementación de nuevas versiones de hardware y software.
  • Implementar las nuevas versiones de software y hardware en el entorno de producción tras su verificación en un entorno realista de pruebas.
  • Garantizar que el proceso de cambio cumpla las especificaciones de la RFC correspondiente.
  • Asegurar, en colaboración con la Gestión de Cambios y Configuraciones, que todos los cambios se ven correctamente reflejados en la CMDB.
  • Archivar copias idénticas del software en producción, así como de toda su documentación asociada, en la Biblioteca de Software Definitivo (DSL).
  • Mantener actualizado el Depósito de Hardware Definitivo (DHS).

Los beneficios de una correcta Gestión de Versiones se resumen en:

  • El proceso de cambio se realiza sin deterioro de la calidad de servicio.
  • Las nuevas versiones cumplen los objetivos propuestos.
  • Se reduce el número de incidentes por incompatibilidades con otro software o hardware instalado.
  • El proceso de pruebas asociado no sólo permite asegurar la calidad del software y hardware a instalar sino que también permite conocer la opinión de los usuarios sobre la funcionalidad y usabilidad de las nuevas versiones.
  • El correcto mantenimiento de la DSL impide que se pierdan (valiosas) copias de los archivos fuente.
  • Se reduce el número de copias de software ilegales.
  • Control centralizado del software y hardware desplegado.
  • Protección contra virus y problemas asociados a versiones de software incontroladas.

Las principales dificultades con las que topa la Gestión de Versiones son:

  • No existe una clara asignación de responsabilidades y/o la organización TI no acepta la figura dominante de la Gestión de Versiones en todo el proceso de implementación del cambio.
  • No se dispone de un entorno de pruebas adecuado en donde se puedan testear de forma realista las nuevas versiones de software y hardware.
  • Hay resistencia en los diferentes departamentos a la centralización del proceso de cambio. Es habitual que existan reticencias a adoptar sistemas estandarizados en toda la organización, sobre todo cuando ésta no ha sido la política tradicional de la misma.
  • Se realizan cambios sin tener en cuenta a la Gestión de Versiones argumentado que estos sólo son responsabilidad de un determinado grupo de trabajo o que su “urgencia” requería de ello.
  • Hay resistencias a aceptar posibles planes de “back-out”. Ciertos entornos de producción pueden elegir “ignorar” lo problemas que una nueva versión puede provocar en otras áreas y resistirse a volver a la última versión estable.
  • La implementación sincronizada de versiones en entornos altamente distribuidos.

La solución a estos problemas pasa por:

  • Un firme compromiso de la organización con la Gestión de Versiones y sus responsables.
  • Un adecuado plan de comunicación que informe a todos los responsables y usuarios de la organización TI de las ventajas de una correcta gestión de todo el proceso de cambio.